Integrazione con Personio

Teambook offre un'integrazione con il sistema HR Personio che copre le seguenti quattro aree:

1. Sincronizzazione degli utenti Personio con gli utenti Teambook
2. Sincronizzazione delle ferie Personio con le prenotazioni Teambook
3. Sincronizzazione dei progetti Personio con i progetti Teambook
4. Sincronizzazione delle presenze Personio con i registri dei fogli presenze Teambook

Questi argomenti sono documentati di seguito. Se la tua organizzazione richiede regole personalizzate, come l'assegnazione di ruoli o tag ai nuovi utenti, invia un'e-mail a support@teambookapp.com e discuteremo le tue esigenze.

Procedura:

1. Accedere alle Impostazioni dell'organizzazione e aprire la scheda Integrazioni, selezionare Personio facendo clic su Connetti.
2. Qui è necessario inserire l'ID cliente e la chiave segreta del cliente, che si possono ottenere seguendo i passaggi pubblicati qui - https://support.personio.de/hc/en-us/articles/4404623630993-Generate-and-manage-API-credentials.
3. Dopo aver inserito le credenziali, vi verrà presentata una maschera che vi permetterà di collegare i vostri timesheet Teambook a quelli di Personio.

Sincronizzare gli utenti di Personio

• Ogni giorno, l'integrazione verifica che gli utenti aggiunti in Personio siano automaticamente creati in Teambook;
• Quotidianamente, gli utenti eliminati o aggiornati in Personio saranno sincronizzati in Teambook.

Note relative agli utenti appena creati in Teambook:

• Ogni utente creato in Teambook sarà assegnato al primo team dell'account Teambook (poiché l'integrazione non è informata sui diversi team).
• Gli utenti saranno creati senza tag
• Agli utenti verrà assegnato il ruolo “regolare”. 
• La data di inizio e di fine di Teambook sarà basata sulla data di assunzione e sulla data di fine di Personio. 
• Per impostazione predefinita, agli utenti appena creati verrà inviata un'e-mail di invito. Tuttavia, è possibile utilizzare le impostazioni appropriate per evitare l'invio dell'invito (ad esempio, si sta testando Teambook e non si vuole ancora comunicare con il proprio team). È possibile invitare manualmente gli utenti in una fase successiva.

Sincronizzazione delle ferie di Personio

• Ogni giorno, l'integrazione recupera i record di ferie creati in Personio negli ultimi 2 mesi e fino a 1 anno prima; questi record vengono sincronizzati in Teambook, ovvero vengono create prenotazioni di ferie. 
• Una volta alla settimana, i record di ferie cancellati o modificati saranno sincronizzati in Teambook.

Note:

• Vengono sincronizzati solo i record delle assenze, non il periodo di assenza. 
• Avete la possibilità di scegliere quali assenze volete sincronizzare.
• Nel caso in cui un'assenza esista già in Teambook per una determinata data, Personio sostituirà Teambook.
• Se un record di time off non è approvato in Personio, in Teambook verrà applicato uno “stato provvisorio”.
• L'integrazione offre la possibilità di scegliere se sincronizzare o meno i commenti.

Sincronizzazione dei progetti di Personio

Ogni giorno, l'integrazione recupererà i record dei progetti e creerà/modificherà/eliminerà i progetti Teambook in base ai dati recuperati.

Note:

• Tutti i progetti avranno lo stato “fatturabile”.
• Il codice dei progetti verrà assegnato automaticamente in base al nome del progetto recuperato.
• Se il progetto Personio è stato disattivato O eliminato, il progetto Teambook verrà disattivato.
• La sincronizzazione dei progetti è una sincronizzazione di base per l'utilizzo della sincronizzazione delle presenze, senza la quale le presenze non verranno sincronizzate.

Sincronizza i registri dei fogli presenze

Teambook si abbonerà a qualsiasi modifica alle presenze in Personio, il che significa che solo i nuovi eventi creati/modificati/eliminati saranno gestiti e creati/modificati/eliminati in Teambook di conseguenza.

Note:

• La sincronizzazione dei progetti e degli utenti è necessaria per la sincronizzazione delle presenze.
• Se lo stato delle presenze è approvato, sarà approvato anche in Teambook.
• Teambook gestisce solo le presenze di 1 giorno.
• La sincronizzazione degli utenti è una sincronizzazione di base per l'utilizzo della sincronizzazione delle presenze, senza la quale le presenze non saranno sincronizzate.
• I commenti vengono sincronizzati automaticamente. 
• I dati dei fogli presenze precedenti (prima dell'attivazione della sincronizzazione) NON saranno sincronizzati.