Teambook per la Pianificazione del Lavoro e dei Progetti

Come pianificare, regolare e ripianificare il lavoro senza compromettere i tuoi piani

La pianificazione del lavoro e dei progetti in Teambook ti aiuta ad assegnare il lavoro nel tempo, vedere immediatamente il suo impatto sulla capacità e adattare i piani mentre cambiano le priorità.

Sostituisce i programmi statici e i fogli di calcolo con una timeline visiva e dinamica che rimane accurata mentre le cose si muovono.

Il problema principale della pianificazione del lavoro

Nella maggior parte dei team, la pianificazione si rompe quando i piani cambiano.

Un progetto slitta di una settimana, qualcuno va in ferie o emerge una nuova priorità. Improvvisamente:

I programmi necessitano di ricalcoli manuali,
I numeri di capacità diventano obsoleti,
Le modifiche si ripercuotono su più schede o strumenti. Il problema non è la pianificazione in sé, ma mantenere i piani accurati quando la realtà cambia.

Come funziona la pianificazione in Teambook

In Teambook, la pianificazione si basa sulle prenotazioni ("bookings").

Una prenotazione rappresenta:

Chi svolge il lavoro,
A quale progetto appartiene,
Quanto tempo richiede,
Quando avviene. Le prenotazioni vivono direttamente nel programma e si aggiornano automaticamente.

Passo 1: Pianificare il lavoro direttamente sulla timeline

Per pianificare il lavoro:

Crea un progetto,
Aggiungi prenotazioni per le persone usando il drag & drop su più giorni o semplicemente clicca su una cella,
Inserisci alcuni dettagli opzionali (attività, luogo, provvisorio, modello ricorrente, note, ecc.). Non appena una prenotazione viene aggiunta:
Il sovraccarico diventa immediatamente visibile,
Le ore del progetto vengono tracciate automaticamente,
La capacità della persona si aggiorna. Questo elimina la necessità di calcolare manualmente i totali.

Passo 2: Regolare i piani con il drag and drop

I piani cambiano. La pianificazione non dovrebbe rompersi a causa di ciò.

In Teambook:

Seleziona una prenotazione, trascinala su una nuova data o un'altra persona e rilasciala,
Puoi anche estendere la sua durata trascinando il bordo della prenotazione (verso il basso e a destra),
La capacità, la disponibilità e i totali del progetto si aggiornano istantaneamente. Questo rende più facile:
Spostare il lavoro quando cambiano le priorità,
Rispondere a ritardi o dipendenze,
Ribilanciare i carichi di lavoro senza ricostruire i piani.

Passo 3: Usare prenotazioni provvisorie per il lavoro non ancora confermato

Non tutto il lavoro è confermato quando lo pianifichi.

Le prenotazioni provvisorie ti permettono di:

Segnare lavoro futuro o probabilmente da chiudere,
Vederne l'impatto sulla capacità del team,
Evitare di impegnare persone specifiche troppo presto. Questo è particolarmente utile per:
La pianificazione della pipeline di vendita,
Iniziative interne imminenti,
Progetti in attesa di approvazione finale. Una volta confermato il lavoro, puoi confermarlo in pochi secondi usando un semplice clic destro o la funzione di modifica in blocco.

Passo 4: Pianificare lavoro ricorrente e non legato a progetti

Non tutto il lavoro appartiene a progetti di clienti o di consegna.

Per mantenere i piani realistici:

Crea progetti interni,
Aggiungi prenotazioni ricorrenti per riunioni, revisioni o lavoro di supporto,
Distribuisci questo lavoro sulla timeline. Questo assicura che il lavoro pianificato rifletta il tempo effettivamente disponibile, non solo le ore teoriche.

Passo 5: Usare la pianificazione per prevenire il sovraccarico

Poiché prenotazioni e capacità degli utenti sono collegate:

Gli utenti sovraccarichi sono immediatamente visibili ("sovrappianificazione"),
I conflitti appaiono prima che il lavoro inizi,
Gli aggiustamenti possono essere fatti in modo proattivo. La pianificazione diventa un modo per evitare problemi, non per reagire a essi in seguito.

Come si presenta il successo?

Quando la pianificazione del lavoro e dei progetti viene utilizzata in modo coerente:

I piani rimangono precisi mentre le cose cambiano,
La ripianificazione richiede minuti invece di ore,
I problemi di capacità sono visibili prima che la consegna venga influenzata,
I team smettono di mantenere fogli di calcolo paralleli,
La pianificazione diventa un piano vivo invece di un documento statico.

Prossimi passi

Per trarre valore dalla pianificazione del lavoro e dei progetti:

Pianifica il lavoro direttamente sulla timeline invece che su strumenti esterni,
Usa il drag and drop per mantenere i programmi aggiornati,
Aggiungi prenotazioni provvisorie per lavori non ancora confermati,
Controlla la sezione analitica per ottenere KPI rilevanti per migliorare il tasso di utilizzo e la produttività, mantenendo un equilibrio equo tra i membri del team.

Se hai bisogno di aiuto per strutturare progetti o prenotazioni per il tuo team, contatta il supporto e possiamo aiutarti a configurare un flusso di lavoro di pianificazione che si adatti al modo in cui pianifichi il lavoro oggi.