Inserire i Tempi Effettivi (Time sheet)

Teambook consente a qualsiasi utente (indipendentemente dal suo ruolo) di inserire il tempo effettivamente dedicato allo svolgimento delle attività (“foglio presenze”/timesheet), in modo da consentire il monitoraggio delle attività e l'eventuale utilizzo di queste informazioni a fini di fatturazione.

Per inserire i fogli presenze, selezionare il menu Timesheet. Si noti che gli utenti con ruoli di pianificatore e amministratore hanno accesso a un interruttore in alto a destra che consente di accedere a un sottomenu di approvazione oltre alla schermata di inserimento del foglio presenze.

In alto a sinistra viene visualizzato il periodo corrente (è possibile utilizzare le frecce per passare a un altro); accanto a questo sono indicati il numero di ore inserite per il periodo visualizzato, il numero di ore approvate e infine il totale disponibile (in base al proprio programma personale esatto).

Esistono due modi per inserire il foglio presenze:

1. Copiare le informazioni di pianificazione nel foglio presenze; quindi modificare solo i record che lo richiedono

Per le organizzazioni che hanno un processo di pianificazione molto accurato, in cui gli utenti tendono per lo più a rispettare quanto pianificato, potrebbe essere utile utilizzare le informazioni di pianificazione per precompilare i fogli presenze.

Questa funzione di copia è disponibile per tutti gli utenti. Gli utenti con ruolo di amministratore o pianificatore possono utilizzare il pulsante di copia nella schermata di approvazione per copiare i dati di tutti gli utenti o dei team selezionati:

Ogni utente può anche copiare i propri dati di pianificazione utilizzando il pulsante Copia disponibile nel menu di inserimento del foglio presenze:

Una volta copiati i dati, è possibile, in una seconda fase, modificare qualsiasi voce copiata seguendo le istruzioni riportate di seguito. 
 

2. Inserimento manuale del foglio presenze

Le impostazioni visive influiscono sulla schermata di inserimento del foglio presenze; è possibile modificarle utilizzando l'icona a forma di occhio situata accanto al selettore del foglio presenze. In particolare, l'opzione Timesheet per progetto, attivata per impostazione predefinita, mostra una schermata precompilata con i progetti utilizzati di recente. Se deselezionata, la schermata mostrerà una vista calendario.

La vista  Timesheet per progetto per progetto consente di inserire molto rapidamente il foglio presenze, semplicemente inserendo le cifre (o sovrascrivendo i dati precompilati). Non è obbligatorio inserire informazioni aggiuntive come attività, voci di libro paga e/o note. Si noti che se si desidera assegnare una seconda attività, voce di libro paga o commento a un record, è possibile farlo utilizzando il pulsante Aggiungi un altro registro.

Nella vista Calendario è necessario cliccare su +log (o in qualsiasi punto della cella del giorno indicato) su uno qualsiasi dei giorni e quindi inserire tutti i dettagli. Si noti che Teambook mostrerà i progetti suggeriti (in base a quelli più recenti) per facilitare l'inserimento dei dati: