Come Utilizzare Teambook per la Previsione della Capacità?

I fallimenti nelle assunzioni raramente dipendono dalla mancanza di pianificazione, ma dal fatto che questa si basa su informazioni incomplete o obsolete. 

Questa guida è rivolta a responsabili delle risorse, leader operativi e fondatoriche devono prendere decisioni informate su quando assumere, sospendere le assunzioni o ribilanciare i carichi di lavoro tra i team.

La previsione della capacità non riguarda solo la predizione del futuro, ma l’identificazione dei punti di pressione prima che diventino problemi. Teambook trasforma la previsione della capacità integrando prenotazioni future, orari di lavoro e trend di utilizzo in una timeline dinamica. Se le tue decisioni di assunzione sono attualmente reattive o basate sull’istinto, questa guida ti aiuterà a passare a una pianificazione proattiva e basata sui dati con Teambook.

Passo 1: Costruire su basi solide

Una previsione accurata inizia con dati aggiornati, rilevanti e precisi sul team.

In Teambook:

• Crea tutti gli utenti, inclusi freelance e anche futuri assunti (usa nomi segnaposto, non serve l’email).
• Usa i tag per definire competenze, lingue e abilità specifiche. Questo aiuta a identificare rapidamente le disponibilità (o le carenze).
• Assicurati che ogni membro del team abbia un orario di lavoro preciso. Includi ruoli part-time e potenziali date di inizio/fine per riflettere disponibilità realistiche.

Il tuo team è la tua risorsa più preziosa: assicurati che Teambook conosca ogni dettaglio.

Passo 2: Rendere visibile la domanda futura

La previsione funziona solo se il lavoro futuro è visibile e strutturato.

In Teambook:

• Aggiungi i progetti confermati con tempistiche realistiche (date di inizio e fine).
• Usa gli stati dei progetti per filtrare le viste nei moduli Pianificatore, Capacità e Analisi.
• Inserisci il tempo stimato per progetto (ore o giorni-uomo, Teambook converte e traccia entrambi).

Questo crea una visione prospettica della domanda, non solo uno snapshot del presente.

Passo 3: Usare la pianificazione operativa per costruire l’analisi della capacità

La pianificazione dettagliata a breve termine fornisce una base solida. Puoi poi completarla con ipotesi a lungo termine.

Teambook offre due approcci:

1. Bottom-up: Usa il modulo Pianificazione per allocare i carichi di lavoro dettagliati delle prossime settimane/mesi e sincronizza questi dati con il modulo Capacità.
2. Solo capacità: Inserisci i dati direttamente nel modulo Capacità, nella vista "per utente".

Indipendentemente dall’approccio:

• Inserisci ferie pianificate, festività, ecc. il prima possibile.
• Ricorda: le previsioni sono buone quanto le ipotesi su cui si basano!

Passo 4: Identificare i problemi di capacità degli utenti

I picchi di carico di lavoro a breve termine sono normali. Un sovraccarico continuo a lungo termine è un segnale per assumere.

Nelle viste Utente:

• Anticipa da 3 a 12 mesi e controlla gli indicatori rossi (sovraccarico).
• Verifica se la distribuzione del carico di lavoro è squilibrata nel team.
• Identifica se ruoli o competenze specifici sono ripetutamente sovraccarichi.
• Determina se riprogrammare o riassegnare il lavoro può alleviare la pressione.

Passo 5: Confrontare con i requisiti dei progetti 

La previsione della capacità aiuta a distinguere tra problemi di risorse e problemi di processo.

Nella vista Capacità Progetto:

• Inserisci la domanda per ogni progetto.
• I rapporti di Teambook evidenzieranno i progetti potenzialmente sotto- o sovra-organici.
• Verifica se il lavoro interno sta soppiantando quello fatturabile o di consegna.

Itera tra le viste Capacità Utenti e Capacità Progetti per risolvere l’equazione.

Passo 6: Tradurre i gap di capacità in scenari di assunzione

Una volta visibili i gap futuri, modella diversi scenari:

• Cosa succede se ritardiamo le assunzioni di due mesi?
• Quanto carico di lavoro viene alleggerito aggiungendo un ruolo intermedio?
• Quale ruolo riduce di più il rischio?

Invece di chiederti "Dobbiamo assumere?", chiediti: "Cosa succede se non lo facciamo?"

Com’è il successo?

I team che utilizzano efficacemente la previsione della capacità: 
✅ Avviano le conversazioni sulle assunzioni prima e allineano la crescita del personale con la domanda reale. 
✅ Evitano assunzioni di emergenza sotto pressione di consegna e riducono il burnout da sovraccarico prolungato. 
✅ Consegnano i progetti in tempo e mantengono un’elevata soddisfazione del cliente.

L’assunzione diventa una decisione pianificata, non una reazione.

Prossimi passi

1. Guarda il nostro video e la guida passo passo sulla previsione della capacità.
2. Rivedi la capacità con 3-6 mesi di anticipo regolarmente.
3. Tieni traccia dei sovraccarichi ripetuti come segnale di allarme precoce.
4. Usa le previsioni per informare le discussioni su assunzioni e priorità.

Hai bisogno di aiuto per configurare le viste di previsione o interpretare i segnali di capacità? Contatta il supporto Teambook: ti aiuteremo a configurare questo flusso di lavoro in Teambook.