Teambook per i Responsabili delle Risorse
Se stai gestendo un team di 15-50 persone con fogli di calcolo e controlli costantemente formule, schede e tracciamenti delle ferie, questa guida fa per te! (E sarà di interesse anche per i responsabili del personale in organizzazioni più grandi!)
Il vero problema della pianificazione delle risorse basata su fogli di calcolo
I fogli di calcolo funzionano… finché non smettono di farlo.
Man mano che i team crescono, i fogli di calcolo per la pianificazione delle risorse diventano fragili:
- Una semplice operazione di copia-incolla può rompere una formula.
- Le ferie sono gestite in una scheda o file separato.
- I calcoli di capacità richiedono aggiornamenti manuali.
- Esistono più versioni contemporaneamente.
La maggior parte del tuo tempo viene spesa nella manutenzione del foglio di calcolo invece che nel prendere buone decisioni di allocazione delle risorse.
Perché la pianificazione delle risorse ha bisogno di una singola fonte di verità
Una gestione efficace delle risorse dipende dalla visibilità simultanea di tre elementi:
- Chi sta lavorando su cosa?
- Chi è disponibile?
- Chi non è disponibile a causa di ferie o altri impegni?
Quando queste informazioni sono sparse in diversi strumenti o schede, gli errori sono inevitabili. Teambook sostituisce i fogli di calcolo statici con un calendario dinamico che si aggiorna automaticamente e rimane coerente per tutti.
Passo 1: Centralizza i tuoi dati
Nei fogli di calcolo, il lavoro sui progetti, le ferie e la capacità sono solitamente divisi in diverse schede.
In Teambook, questi elementi sono sovrapposti nello stesso calendario.
Quando:
- Un utente prenota delle ferie,
- Viene aggiunta o spostata una prenotazione di progetto,
- Un orario di lavoro cambia,
...il calendario si aggiorna istantaneamente. Questo evita errori comuni come la prenotazione di una persona che in realtà è in ferie o già a piena capacità.
Passo 2: Regola i piani con il drag-and-drop
Ripianificare il lavoro nei fogli di calcolo è lento e soggetto a errori.
In Teambook:
- Fai clic su una prenotazione,
- Trascinala su una nuova data o settimana,
... la capacità e le ore totali del progetto si aggiornano automaticamente. Questo rende più facile rispondere a ritardi, cambiamenti di priorità o modifiche dell’ambito senza dover ricostruire i piani da zero.
Passo 3: Pianifica il lavoro in pipeline con prenotazioni provvisorie e placeholder
I fogli di calcolo hanno difficoltà a gestire il lavoro provvisorio.
In Teambook, le prenotazioni provvisorie ti permettono di pianificare progetti futuri senza impegnarti subito. Una volta confermato il progetto, puoi confermare la prenotazione in pochi secondi, sia con un clic destro che con una funzione di modifica massiva.
Puoi anche creare "placeholder" con utenti generici non ancora assunti (non è necessario avere un’indirizzo email per creare questi utenti, né pagherai per le loro licenze). Che ne dici di un "Senior UI Engineer Q3-2024"?
Lo stesso vale per i progetti: puoi semplicemente usare uno stato appropriato come "Da confermare".
Usa questi placeholder per:
- Visualizzare la domanda futura sulla capacità del team,
- Individuare i colli di bottiglia imminenti.
Passo 4: Ottieni risposte senza calcoli manuali
Invece di creare tabelle pivot, usa le viste di analisi per rispondere alle domande comuni sulla gestione delle risorse e ai KPI correlati.
Puoi vedere rapidamente:
- Chi è sovraccarico o sottoutilizzato,
- L’avanzamento del progetto per monitorare le ore rimanenti rispetto al budget,
- Chi può assumersi nuovo lavoro nelle prossime settimane.
Questo trasforma la reportistica in uno strumento decisionale, non in un compito amministrativo.
Come si presenta il successo?
Quando la pianificazione delle risorse esce dai fogli di calcolo:
- Tutti lavorano dallo stesso piano aggiornato,
- Le ferie vengono considerate automaticamente,
- La ripianificazione richiede minuti invece di ore,
- Si verificano meno errori a causa di dati obsoleti,
La gestione delle risorse diventa proattiva invece che reattiva.
Prossimi passi
Per una transizione fluida:
- Importa i tuoi progetti attuali e i calendari del team in Teambook,
- Definisci gli orari di lavoro e le regole per le ferie per il tuo team,
- Inizia a utilizzare prenotazioni non assegnate per la pianificazione del pipeline,
- Rivedi capacità e disponibilità settimanalmente invece di correggere fogli di calcolo quotidianamente.
Se hai bisogno di aiuto per migrare dai fogli di calcolo o configurare i tuoi primi calendari, contatta il supporto e possiamo guidarti nella configurazione di Teambook.