Teambook per Team IT e Software

Come i team di ingegneria usano Teambook per una pianificazione realistica degli sprint

Gli sprint spesso falliscono non perché il codice è difficile, ma perché le "100 ore di capacità" che pensavi di avere in realtà sono 60 a causa di un giorno festivo, un congedo per malattia o uno sviluppatore che viene reindirizzato a correggere un bug prioritario in un altro progetto.

Teambook colma il divario tra il backlog di Jira/DevOps e le persone reali che svolgono il lavoro.

Passo 1: Impostare una capacità di base realistica

Prima di assegnare i ticket a uno sprint, devi sapere quanto tempo il tuo team ha effettivamente a disposizione.

In Teambook:

Imposta l’orario di lavoro di ogni sviluppatore nel suo profilo utente.
Lascia che Teambook tenga automaticamente conto di:
- Giorni festivi
- Contratti part-time
- Permessi pianificati
Imposta un tasso di utilizzo realistico, ad esempio:
- L’85% è un obiettivo generalmente accettato
- Ciò significa che il 15% è dedicato a compiti non produttivi Questo ti dà una capacità di base reale, non teorica.

Passo 2: Individuare il sovraccarico prima che inizi lo sprint

Utilizza la Vista Utente nel modulo di pianificazione per identificare immediatamente le disponibilità (celle bianche) e i sovraccarichi (numeri in rosso).

Quando qualcuno diventa rosso, puoi immediatamente:

Riassegnare il lavoro a uno sviluppatore con capacità disponibile, semplicemente trascinando e rilasciando le prenotazioni interessate su un altro utente (puoi filtrare l’elenco per competenze/tag).
Ridurre l’ambito o la durata di un’attività.
Posticipare il lavoro allo sprint successivo, semplicemente trascinando e rilasciando le prenotazioni interessate a una data successiva. Questo sostituisce l’abitudine dei fogli di calcolo, dove si nota il sovraccarico solo dopo che lo sprint è già fallito.

Passo 3: Proteggere il tempo per il lavoro "business as usual"

I team IT e software hanno sempre lavoro invisibile come stand-up quotidiani, revisioni del codice, riunioni interne o hotfix non pianificati.

Se ignori questo, la tua velocità sarà sempre sovrastimata.

Best practice in Teambook:

Crea progetti interni (contrassegnali come non fatturabili).
Prenota una quantità fissa di tempo per ogni sviluppatore, ad esempio 1 ora al giorno, assegnata ai progetti interni appropriati. Usa prenotazioni ricorrenti a questo scopo. Questo garantisce che la capacità dello sprint rifletta il tempo di codifica effettivo, non le ore di lavoro totali.

Passo 4: Eseguire un controllo di realtà post-sprint

Alla fine dello sprint, chiedi ai tuoi colleghi di compilare i loro fogli presenze. Una volta fatto, confronta il tempo pianificato e il tempo effettivo nei report.

Cosa cercare:

40 ore pianificate, 30 ore tracciate = divario di capacità o stima.
Divari ripetuti in più sprint = problema strutturale, non un caso isolato.

Come utilizzare questi dati:

Portali nelle retrospettive dello sprint.
Regola le stime dei punti storia o le ipotesi di carico di lavoro.
Raffina le allocazioni BAU (Business As Usual) se necessario. Nel tempo, questo trasforma la pianificazione degli sprint da una congettura a un ciclo di feedback.

Come si presenta il successo?
I team che utilizzano Teambook per la pianificazione degli sprint tipicamente vedono:

Meno impegni di sprint non rispettati.
Una velocità più prevedibile.
Un rilevamento più precoce del sovraccarico.
Una maggiore fiducia tra i team di prodotto, ingegneria e stakeholder. I piani di sprint diventano qualcosa che il team può effettivamente consegnare, non qualcosa che si spera funzioni.

Prossimi passi

Per rendere la pianificazione degli sprint più affidabile:

Rivedi l’orario di lavoro e le allocazioni di ogni membro del team per assicurarti che riflettano la realtà, non le ipotesi.
Crea progetti interni per prenotare le ore non produttive e applicali in modo coerente in tutti gli sprint.
Usa la Vista Utente durante la pianificazione dello sprint per risolvere il sovraccarico prima che inizi lo sprint.
Confronta il tempo pianificato e il tempo effettivo alla fine di ogni sprint e regola regolarmente le ipotesi di capacità. Usato in modo coerente, questo approccio aiuta i team a pianificare in base alla disponibilità reale, non a stime ottimistiche.