Teambook pour les Responsables des Ressources
Si vous gérez une équipe de 15 à 50 personnes avec des tableaux Excel et que vous vérifiez constamment les formules, les onglets et les suivis des congés, ce guide est fait pour vous ! (Il intéressera également les responsables du personnel dans les grandes organisations !)
Le vrai problème des tableaux Excel pour la gestion des ressources
Les tableaux Excel fonctionnent… jusqu’à ce qu’ils ne fonctionnent plus.
À mesure que les équipes grandissent, les tableaux de planification des ressources deviennent fragiles :
- Une simple copie-coller peut casser une formule.
- Les congés sont gérés dans un onglet ou un fichier séparé.
- Les calculs de capacité nécessitent des mises à jour manuelles.
- Plusieurs versions coexistent en même temps.
La plupart de votre temps est consacré à la maintenance du tableau plutôt qu’à la prise de bonnes décisions en matière de ressources.
Pourquoi la planification des ressources a besoin d’une source unique de vérité
Une gestion efficace des ressources dépend de la visibilité simultanée de trois éléments :
- Qui travaille sur quoi ?
- Qui est disponible ?
- Qui n’est pas disponible en raison de congés ou d’autres engagements ?
Quand ces informations sont dispersées dans différents outils ou onglets, les erreurs sont inévitables. Teambook remplace les tableaux statiques par un planning dynamique qui se met à jour automatiquement et reste cohérent pour tout le monde.
Étape 1 : Centraliser vos données
Dans les tableaux Excel, le travail sur les projets, les congés et la capacité sont généralement répartis sur différents onglets.
Dans Teambook, ces éléments sont superposés sur le même planning.
Quand :
- Un utilisateur prend un congé,
- Une réservation de projet est ajoutée ou déplacée,
- Un horaire de travail change,
... le planning se met à jour instantanément. Cela évite les erreurs courantes comme la réservation d’une personne qui est en réalité en vacances ou déjà à pleine capacité.
Étape 2 : Ajuster les plans avec un glisser-déposer
Replanifier le travail dans des tableaux Excel est lent et sujet aux erreurs.
Dans Teambook :
- Cliquez sur une réservation,
- Faites-la glisser vers une nouvelle date ou semaine,
La capacité et les heures totales du projet se mettent à jour automatiquement. Cela facilite la réponse aux retards, aux changements de priorités ou aux modifications de portée sans avoir à reconstruire les plans à partir de zéro.
Étape 3 : Planifier le travail en pipeline avec des réservations provisoires et des placeholders
Les tableaux Excel ont du mal à gérer le travail provisoire.
Dans Teambook, les réservations provisoires vous permettent de planifier des projets futurs sans vous engager immédiatement. Une fois le projet confirmé, vous pouvez confirmer la réservation en quelques secondes, que ce soit par un clic droit ou une fonction d’édition groupée.
Vous pouvez également créer des "placeholders" avec des utilisateurs génériques pas encore embauchés (aucune adresse e-mail n’est nécessaire pour créer ces utilisateurs, et vous ne paierez pas pour leurs licences). Que diriez-vous d’un "Senior UI Engineer Q3-2024" ?
La même logique s’applique aux projets : vous pouvez simplement utiliser un statut approprié comme "À confirmer".
Utilisez ces placeholders pour :
- Visualiser la demande future sur la capacité de l’équipe,
- Identifier les goulots d’étranglement à venir.
Étape 4 : Obtenir des réponses sans calculs manuels
Au lieu de créer des tableaux croisés dynamiques, utilisez les vues d’analyse pour répondre aux questions courantes de gestion des ressources et aux KPI associés.
Vous pouvez rapidement voir :
- Qui est surchargé ou sous-utilisé,
- L’avancement des projets pour suivre les heures restantes par rapport au budget,
- Qui peut prendre en charge un nouveau travail dans les semaines à venir.
Cela transforme la création de rapports en un outil d’aide à la décision, et non en une tâche administrative.
À quoi ressemble le succès ?
Quand la planification des ressources sort des tableaux Excel :
- Tout le monde travaille à partir du même plan à jour,
- Les congés sont pris en compte automatiquement,
- La replanification prend des minutes au lieu d’heures,
- Moins d’erreurs se produisent en raison de données obsolètes,
En clair, la gestion des ressources devient proactive plutôt que réactive.
Prochaines étapes
Pour une transition en douceur :
- Importez vos projets actuels et les plannings de votre équipe dans Teambook,
- Définissez les horaires de travail et les règles de congés pour votre équipe,
- Commencez à utiliser les réservations non assignées pour la planification du pipeline,
- Passez en revue la capacité et la disponibilité chaque semaine au lieu de corriger les tableaux Excel quotidiennement.
Si vous avez besoin d’aide pour migrer depuis des tableaux Excel ou configurer vos premiers plannings, contactez le support et nous pouvons vous guider dans la configuration de Teambook.