Comment Utiliser Teambook pour Prévoir les Capacités ?

Les échecs de recrutement ne sont rarement dus à un manque de planification, mais plutôt à une planification basée sur des informations incomplètes ou obsolètes. 

Ce guide s’adresse aux responsables des ressources, aux dirigeants opérationnels et aux fondateurs qui doivent prendre des décisions éclairées sur le moment d’embaucher, de suspendre les embauches ou de rééquilibrer les charges de travail entre les équipes.

La prévision des capacités ne consiste pas seulement à prédire l’avenir, mais à identifier les points de tension avant qu’ils ne deviennent problématiques. Teambook transforme la prévision des capacités en intégrant les réservations futures, les plannings de travail et les tendances d’utilisation dans une seule timeline dynamique. Si vos décisions d’embauche sont actuellement réactives ou basées sur l’intuition, ce guide vous aidera à passer à une planification proactive et basée sur les données avec Teambook.

Étape 1 : Construire des bases solides

Une prévision précise commence par des données d’équipe à jour, pertinentes et précises.

Dans Teambook :

• Créez tous les utilisateurs, y compris les freelances et même les futurs embauchés (utilisez des noms provisoires, aucun email n’est nécessaire).
• Utilisez des tags pour définir les compétences, les langues et les spécialisations. Cela permet d’identifier rapidement les disponibilités (ou les pénuries).
• Assurez-vous que chaque membre de l’équipe a un planning de travail précis. Incluez les rôles à temps partiel et les dates de début/fin potentielles pour refléter une disponibilité réaliste.

Votre équipe est votre atout le plus précieux : assurez-vous que Teambook connaît tous les détails.

Étape 2 : Rendre la demande future visible

La prévision ne fonctionne que si le travail futur est visible et structuré.

Dans Teambook :

• Ajoutez les projets confirmés avec des échéances réalistes (dates de début et de fin).
• Utilisez les statuts de projet pour filtrer les vues dans les modules Planning, Capacité et Analytics.
• Saisissez le temps estimé par projet (heures ou jours-homme, Teambook convertit et suit les deux).

Cela crée une vue prospective de la demande, et non une simple photographie du présent.

Étape 3 : Utiliser la planification opérationnelle pour construire l’analyse des capacités

La planification détaillée à court terme fournit une base solide. Vous pouvez ensuite la compléter avec des hypothèses à long terme.

Teambook propose deux approches :

1. Bottom up : Utilisez le module Planning pour allouer les charges de travail détaillées des prochaines semaines/mois et synchronisez ces données avec le module Capacité.
2. Capacité uniquement : Saisissez les données directement dans le module Capacité, dans la vue "par utilisateur".

Quelle que soit l’approche :

• Saisissez les congés prévus, les jours fériés et autres contraintes dès que possible.
• Rappelez-vous : les prévisions ne sont aussi bonnes que les hypothèses sur lesquelles elles reposent !

Étape 4 : Identifier les problèmes de capacité des utilisateurs

Les pics de charge de travail à court terme sont normaux. Une surcharge continue à long terme est un signal d’embauche.

Dans les vues Utilisateur :

• Anticipez de 3 à 12 mois et surveillez les indicateurs rouges (surcharge).
• Vérifiez si la répartition de la charge de travail est inégale au sein de l’équipe.
• Identifiez si certains rôles ou compétences sont régulièrement surchargés.
• Déterminez si le report ou la réaffectation du travail peut soulager la pression.

Étape 5 : Comparer avec les exigences des projets

La prévision des capacités permet de distinguer les problèmes de ressources des problèmes de processus.

Dans la vue Capacité des projets :

• Saisissez la demande pour chaque projet.
• Les ratios de Teambook mettront en évidence les projets potentiellement sous- ou sur-dotés en personnel.
• Vérifiez si le travail interne empiète sur le travail facturable ou de livraison.

Passez en revue les vues Capacité des utilisateurs et Capacité des projets pour résoudre l’équation.

Étape 6 : Transformer les écarts de capacité en scénarios d’embauche

Une fois les écarts futurs visibles, modélisez différents scénarios :

• Que se passe-t-il si nous retardons l’embauche de deux mois ?
• Quelle charge de travail est allégée en ajoutant un rôle intermédiaire ?
• Quel rôle réduit le plus les risques ?

Au lieu de demander "Devons-nous embaucher ?", demandez : "Que se passe-t-il si nous ne le faisons pas ?"

À quoi ressemble le succès ?

Les équipes qui utilisent efficacement la prévision des capacités :
✅ Lancent les discussions sur l’embauche plus tôt et alignent la croissance des effectifs sur la demande réelle.
✅ Évitent les embauches d’urgence sous pression de livraison et réduisent l’épuisement professionnel dû à une surcharge prolongée.
✅ Livrent les projets à temps et maintiennent une satisfaction client élevée.

L’embauche devient une décision planifiée, et non une réaction.

Prochaines étapes

1. Consultez notre vidéo et notre guide étape par étape sur la prévision des capacités.
2. Passez en revue les capacités 3 à 6 mois à l’avance de manière régulière.
3. Surveillez les surcharges répétées comme signal d’alerte précoce.
4. Utilisez les prévisions pour éclairer les discussions sur l’embauche et les priorités.

Besoin d’aide pour configurer les vues de prévision ou interpréter les signaux de capacité ? Contactez le support Teambook – nous vous aiderons à configurer ce flux de travail dans Teambook.