Teambook pour les Equipes IT et Développement de Logiciels

Comment les équipes techniques utilisent Teambook pour une planification réaliste des sprints ?

Les sprints échouent souvent non pas parce que le code est difficile, mais parce que les "100 heures de capacité" que vous pensiez avoir se réduisent en réalité à 60 heures en raison d’un jour férié, d’un arrêt maladie ou d’un développeur réaffecté à la correction d’un bug prioritaire sur un autre projet.

Teambook comble l’écart entre le backlog Jira/DevOps et les êtres humains qui réalisent effectivement le travail.

Étape 1 : Définir une capacité de base réaliste

Avant de tirer des tickets dans un sprint, vous devez savoir combien de temps votre équipe a réellement à disposition.

Dans Teambook :

Définissez l’horaire de travail de chaque développeur dans son profil utilisateur.
Laissez Teambook prendre automatiquement en compte :
- Les jours fériés
- Les contrats à temps partiel
- Les congés planifiés
Fixez un taux d’utilisation réaliste, par exemple :
- 85 % est une cible généralement acceptée
- Cela signifie que 15 % du temps est consacré à des tâches non productives Cela vous donne une capacité de base réelle, et non théorique.

Étape 2 : Repérer les surengagements avant le début du sprint

Utilisez la Vue Utilisateur dans le module de planification pour identifier immédiatement les disponibilités (cellules en blanc) et les surcharges (chiffres en rouge).

Quand quelqu’un apparaît en rouge, vous pouvez immédiatement :

Réaffecter le travail à un développeur ayant de la capacité disponible, simplement en glissant-déposant les réservations concernées vers un autre utilisateur (vous pouvez filtrer la liste par compétences/tags).
Réduire la portée ou la durée d’une tâche.
Reporter le travail au sprint suivant, simplement en glissant-déposant les réservations concernées à une date ultérieure. Cela remplace l’habitude des tableaux Excel où l’on remarque la surcharge seulement après l’échec du sprint.

Étape 3 : Protéger le temps pour le travail "business as usual"

Les équipes IT et logicielles ont toujours du travail invisible comme les réunions quotidiennes, les revues de code, les réunions internes ou les correctifs urgents non planifiés.

Si vous ignorez cela, votre vélocité sera toujours surestimée.

Bonnes pratiques dans Teambook :

Créez des projets internes (marquez-les comme non facturables).
Réservez une quantité fixe de temps par développeur, par exemple 1 heure par jour, affectée aux projets internes appropriés. Utilisez des réservations récurrentes à cet effet. Cela garantit que la capacité du sprint reflète le temps de codage réel, et non les heures de travail totales.

Étape 4 : Effectuer un contrôle de réalité post-sprint

À la fin du sprint, demandez à vos collègues de remplir leurs feuilles de temps. Une fois cela fait, comparez le temps planifié et le temps réel dans les rapports.

Analyse et impacts :

40 heures planifiées, 30 heures suivies = écart de capacité ou d’estimation.
Écarts répétés sur plusieurs sprints = problème structurel, pas un incident isolé.

Comment utiliser ces données :

Intégrez-les dans les rétrospectives de sprint.
Ajustez les estimations en points de story ou les hypothèses de charge de travail.
Affinez les allocations BAU (Business As Usual) si nécessaire. Avec le temps, cela transforme la planification des sprints, passant de devinettes à une boucle de rétroaction.

À quoi ressemble le succès ?
Les équipes utilisant Teambook pour la planification des sprints constatent généralement :

Moins d’engagements de sprint non tenus.
Une vélocité plus prévisible.
Une détection plus précoce des surcharges.
Une meilleure confiance entre les équipes produit, technique et les parties prenantes. Les plans de sprint deviennent quelque chose que l’équipe peut réellement livrer, et non quelque chose qu’elle espère fonctionnera.

Prochaines étapes

Pour rendre la planification des sprints plus fiable :

Passez en revue l’horaire de travail et les allocations de chaque membre de l’équipe pour vous assurer qu’ils reflètent la réalité, et non des hypothèses.
Créez des projets internes pour réserver les heures non productives et appliquez ces réservations de manière cohérente sur tous les sprints.
Utilisez la Vue Utilisateur pendant la planification des sprints pour résoudre les surengagements avant le début du sprint.
Comparez le temps planifié et le temps réel à la fin de chaque sprint et ajustez régulièrement les hypothèses de capacité. Utilisée de manière cohérente, cette approche aide les équipes à planifier en fonction de la disponibilité réelle, et non d’estimations optimistes.