Intégration Personio

Teambook propose une intégration avec le système RH Personio couvrant les quatre domaines suivants :

1. Synchronisation des utilisateurs Personio avec les utilisateurs Teambook
2. Synchronisation des congés Personio avec les réservations Teambook
3. Synchronisation des projets Personio avec les projets Teambook
4. Synchronisation des présences Personio avec les registres des feuilles de temps Teambook

Ces sujets sont documentés ci-dessous. Si votre organisation a besoin de règles personnalisées, telles que l'attribution de rôles ou de balises aux nouveaux utilisateurs, veuillez envoyer un e-mail à support@teambookapp.com et nous discuterons de vos besoins.

Procédure :

• Allez dans les Paramètres de l'organisation et ouvrez l'onglet Intégrations, sélectionnez Personio en cliquant sur « Connecter ».
• Ici, vous aurez besoin d'insérer l'ID du client et la clé secrète du client, que vous pouvez obtenir en suivant les étapes publiées ici - https://support.personio.de/hc/en-us/articles/4404623630993-Generate-and-manage-API-credentials
• Après avoir saisi vos informations d'identification, vous verrez apparaître une fenêtre modale qui vous permettra de connecter Teambook à Personio.

Synchroniser les utilisateurs de Personio

• Chaque jour, l'intégration vérifie que les utilisateurs ajoutés dans Personio sont automatiquement créés dans Teambook ;
• Chaque jour, les utilisateurs supprimés ou mis à jour dans Personio seront synchronisés dans Teambook.

Remarques concernant les utilisateurs nouvellement créés dans Teambook :

• Chaque utilisateur créé dans Teambook sera assigné à la première équipe du compte Teambook (car l'intégration n'est pas informée des différentes équipes).
• Les utilisateurs seront créés sans aucune étiquette
• Les utilisateurs se verront attribuer le rôle « régulier ». 
• Les dates de début et de fin du Teambook seront basées sur la date d'embauche/date de fin de Personio. 
• Par défaut, un e-mail d'invitation sera envoyé aux utilisateurs nouvellement créés. Cependant, vous pouvez utiliser le paramètre approprié pour éviter d'envoyer l'invitation (par exemple, vous testez Teambook et ne souhaitez pas encore communiquer avec votre équipe). Vous pourrez ultérieurement inviter vos utilisateurs manuellement.

Synchroniser les congés de Personio

• Chaque jour, l'intégration récupère les enregistrements de congés créés dans Personio au cours des deux derniers mois et jusqu'à un an à l'avance ; ces enregistrements seront synchronisés dans Teambook, c'est-à-dire que des réservations de congés seront créées. 
• Une fois par semaine, les enregistrements de congés supprimés ou modifiés seront synchronisés dans Teambook.

Remarques :

• Seuls les enregistrements de congés sont synchronisés, pas la période d'absence. 
• Vous avez la possibilité de choisir les congés que vous souhaitez synchroniser.
• Si un congé existe déjà dans Teambook à une date donnée, le congé de Personio aura la priorité sur Teambook.
• Si un enregistrement de congé n'est pas approuvé dans Personio, un « statut provisoire » sera appliqué dans Teambook.
• L'intégration vous offre la possibilité de choisir si vous souhaitez synchroniser les commentaires (ou non).

Synchronisation des projets Personio

Chaque jour, l'intégration récupère les enregistrements des projets et crée/modifie/supprime les projets Teambook en fonction des données récupérées.

Remarques :

• Tous les projets auront le statut « facturable ».
• Le code des projets sera attribué automatiquement en fonction du nom du projet récupéré.
• Si le projet Personio a été désactivé OU supprimé, le projet Teambook sera désactivé.
• La synchronisation des projets est une synchronisation de base pour l'utilisation de la synchronisation des présences. Sans elle, les présences ne seront pas synchronisées.

Synchroniser les journaux des feuilles de temps

Teambook s'abonnera à toute modification des présences dans Personio, ce qui signifie que seuls les nouveaux événements créés/modifiés/supprimés seront traités et créés/modifiés/supprimés dans Teambook en conséquence.

Remarques :

• La synchronisation des projets et des utilisateurs est nécessaire pour que les présences soient synchronisées.
• Si le statut de présence est approuvé, il le sera également dans Teambook.
• Seules les présences d'une journée sont gérées par Teambook.
• La synchronisation des utilisateurs est une synchronisation racine pour l'utilisation de la synchronisation des présences. Sans elle, les présences ne seront pas synchronisées.
• Les commentaires sont automatiquement synchronisés. 
• Les anciennes données des feuilles de temps (antérieures à l'activation de la synchronisation) ne seront PAS synchronisées.