Teambook pour la Planification des Tâches et des Projets

Comment planifier, ajuster et replanifier le travail sans compromettre vos plans

La planification du travail et des projets dans Teambook vous permet d’assigner des tâches sur une période donnée, de voir instantanément leur impact sur la capacité et d’adapter les plans en fonction des changements de priorités.

Elle remplace les plannings statiques et les tableaux Excel par une timeline visuelle et dynamique qui reste précise même lorsque les choses évoluent.

Le problème fondamental de la planification du travail

Dans la plupart des équipes, la planification devient inefficace dès que les plans changent.

Un projet est décalé d’une semaine, quelqu’un prend un congé, ou une nouvelle priorité émerge. Soudain :

Les plannings nécessitent des recalculs manuels,
Les chiffres de capacité deviennent obsolètes,
Les modifications se répercutent sur plusieurs onglets ou outils. Le problème n’est pas la planification en elle-même, mais le fait de maintenir les plans à jour lorsque la réalité change.

Comment fonctionne la planification dans Teambook

Dans Teambook, la planification repose sur des réservations.

Une réservation représente :

Qui effectue le travail,
À quel projet il appartient,
Combien de temps il prend,
Quand il a lieu. Les réservations sont directement intégrées au planning et se mettent à jour automatiquement.

Étape 1 : Planifier le travail directement sur la timeline

Pour planifier le travail :

Créez un projet,
Ajoutez des réservations pour les personnes en utilisant le glisser-déposer sur plusieurs jours ou cliquez simplement sur une cellule,
Saisissez des détails optionnels (tâches, lieu, provisoire, motif récurrent, notes, etc.). Dès qu’une réservation est ajoutée :
Les surcharges deviennent immédiatement visibles,
Les heures de projet sont suivies automatiquement,
La capacité de la personne est mise à jour. Cela élimine le besoin de calculer manuellement les totaux.

Étape 2 : Ajuster les plans avec le glisser-déposer
Les plans changent. La planification ne doit pas en pâtir.

Dans Teambook :

Sélectionnez une réservation, faites-la glisser vers une nouvelle date ou une autre personne, et déposez-la,
Vous pouvez également étendre sa durée en faisant glisser la bordure de la réservation (vers le bas ou vers la droite),
La capacité, la disponibilité et les totaux du projet se mettent à jour instantanément. Cela facilite :
Le déplacement du travail lorsque les priorités changent,
La réponse aux retards ou aux dépendances,
Le rééquilibrage des charges de travail sans reconstruire les plans.

Étape 3 : Utiliser les réservations provisoires pour le travail non encore confirmé

Tout le travail n’est pas confirmé au moment de la planification.

Les réservations provisoires vous permettent de :

Réserver un travail futur ou susceptible d’être finalisé,
Voir son impact sur la capacité de l’équipe,
Éviter de s’engager trop tôt sur des personnes spécifiques. Cela est particulièrement utile pour :
La planification des opportunités commerciales,
Les initiatives internes à venir,
Les projets en attente d’approbation finale. Une fois le travail confirmé, vous pouvez le valider en quelques secondes grâce à un simple clic droit ou à la fonction d’édition groupée.

Étape 4 : Planifier les travaux récurrents et non liés à un projet

Tout le travail n’appartient pas à des projets clients ou de livraison.

Pour garder des plans réalistes :

Créez des projets internes,
Ajoutez des réservations récurrentes pour les réunions, les revues ou le travail de support,
Répartissez ce travail sur la timeline. Cela garantit que le travail planifié reflète le temps réellement disponible, et non seulement des heures théoriques.

Étape 5 : Utiliser la planification pour éviter les surcharges

Étant donné que les réservations et la capacité des utilisateurs sont connectées :

Les utilisateurs surréservés sont immédiatement visibles (« surplanification »),
Les conflits apparaissent avant que le travail ne commence,
Les ajustements peuvent être effectués de manière proactive. La planification devient un moyen d’éviter les problèmes, plutôt que d’y réagir plus tard.

À quoi ressemble le succès ?

Lorsque la planification du travail et des projets est utilisée de manière cohérente :

Les plans restent précis malgré les changements,
La replanification prend des minutes au lieu d’heures,
Les problèmes de capacité sont visibles avant que la livraison ne soit affectée,
Les équipes arrêtent de maintenir des tableaux parallèles,
La planification devient un plan vivant plutôt qu’un document statique.

Prochaines étapes

Pour tirer parti de la planification du travail et des projets :

Planifiez le travail directement sur la timeline plutôt que dans des outils externes,
Utilisez le glisser-déposer pour maintenir les plannings à jour,
Ajoutez des réservations provisoires pour les travaux non encore confirmés,
Consultez la section analytique pour obtenir des KPI pertinents afin d’améliorer le taux d’utilisation et la productivité tout en maintenant un équilibre équitable entre les membres de l’équipe.

Si vous avez besoin d’aide pour structurer les projets ou les réservations pour votre équipe, contactez le support et nous pouvons vous aider à configurer un flux de travail de planification adapté à votre manière de planifier le travail aujourd’hui.