Teambook para la Planificación de Trabajo y Proyectos

Cómo planificar, ajustar y reprogramar el trabajo sin romper tus planes

La planificación de trabajo y proyectos en Teambook te ayuda a asignar tareas a lo largo del tiempo, ver su impacto en la capacidad al instante y adaptar los planes según cambien las prioridades.

Reemplaza los cronogramas estáticos y las hojas de cálculo con una línea de tiempo visual y en vivo que se mantiene precisa a medida que las cosas cambian.

El problema central de la planificación del trabajo

En la mayoría de los equipos, la planificación se desmorona cuando los planes cambian.

Un proyecto se retrasan una semana, alguien se toma un permiso, o aparece una nueva prioridad. De repente:

Los cronogramas necesitan recálculos manuales,
Los números de capacidad quedan obsoletos,
Los cambios se propagan a través de múltiples pestañas o herramientas. El problema no es la planificación en sí. Es mantener los planes precisos cuando la realidad cambia.

Cómo funciona la planificación en Teambook

En Teambook, la planificación se basa en reservas ("bookings").

Una reserva representa:

Quién realiza el trabajo,
A qué proyecto pertenece,
Cuánto tiempo toma,
Cuándo ocurre. Las reservas viven directamente en el cronograma y se actualizan automáticamente.

Paso 1: Planificar el trabajo directamente en la línea de tiempo

Para planificar el trabajo:

Crea un proyecto,
Añade reservas para las personas usando arrastrar y soltar sobre varios días o simplemente haz clic en una celda,
Ingresa algunos detalles opcionales (tareas, ubicación, provisional, patrón recurrente, notas, etc.). Tan pronto como se añade una reserva:
La sobrecarga es visible de inmediato,
Las horas del proyecto se rastrean automáticamente,
La capacidad de la persona se actualiza. Esto elimina la necesidad de calcular los totales manualmente.

Paso 2: Ajustar los planes con arrastrar y soltar

Los planes cambian. La planificación no debe romperse por eso.

En Teambook:

Selecciona una reserva, arrástrala a una nueva fecha u otra persona y suéltala en su lugar,
También puedes extender su duración arrastrando el borde de la reserva (hacia abajo y a la derecha),
La capacidad, disponibilidad y totales del proyecto se actualizan al instante. Esto facilita:
Mover el trabajo cuando cambian las prioridades,
Responder a retrasos o dependencias,
Reequilibrar las cargas de trabajo sin reconstruir los planes.

Paso 3: Usar reservas provisionales para el trabajo aún no confirmado

No todo el trabajo está confirmado cuando lo planeas.

Las reservas provisionales te permiten:

Reservar trabajo futuro o probable que se cierre,
Ver su impacto en la capacidad del equipo,
Evitar comprometer a personas específicas demasiado pronto. Esto es especialmente útil para:
La planificación de la cartera de ventas,
Iniciativas internas próximas,
Proyectos en espera de aprobación final. Una vez que el trabajo esté confirmado, puedes confirmarlo en segundos usando un simple clic derecho o la función de edición masiva.

Paso 4: Planificar trabajo recurrente y no relacionado con proyectos

No todo el trabajo pertenece a proyectos de clientes o de entrega.

Para mantener los planes realistas:

Crea proyectos internos,
Añade reservas recurrentes para reuniones, revisiones o trabajo de soporte,
Distribuye este trabajo a lo largo de la línea de tiempo. Esto asegura que el trabajo planificado refleje el tiempo realmente disponible, no solo horas teóricas.

Paso 5: Usar la planificación para prevenir sobrecargas

Dado que las reservas y la capacidad de los usuarios están conectadas:

Los usuarios con sobrecarga son visibles de inmediato ("sobreprogramación"),
Los conflictos aparecen antes de que comience el trabajo,
Los ajustes pueden hacerse de manera proactiva. La planificación se convierte en una forma de evitar problemas, no de reaccionar a ellos más tarde.

¿Cómo se ve el éxito?

Cuando la planificación del trabajo y los proyectos se usa de manera consistente:

Los planes se mantienen precisos a medida que las cosas cambian,
La reprogramación toma minutos en lugar de horas,
Los problemas de capacidad son visibles antes de que la entrega se vea afectada,
Los equipos dejan de mantener hojas de cálculo paralelas,
La planificación se convierte en un plan vivo en lugar de un documento estático.

Próximos pasos

Para obtener valor de la planificación de trabajo y proyectos:

Planifica el trabajo directamente en la línea de tiempo en lugar de herramientas externas,
Usa arrastrar y soltar para mantener los cronogramas actualizados,
Añade reservas provisionales para trabajos aún no confirmados,
Revisa la sección de análisis para obtener KPI relevantes y mejorar la tasa de utilización y productividad, manteniendo un equilibrio justo entre los miembros del equipo.

Si necesitas ayuda para estructurar proyectos o reservas para tu equipo, contacta al soporte y podemos ayudarte a configurar un flujo de trabajo de planificación que se adapte a cómo planificas el trabajo hoy.