Teambook para Gestores de Recursos
Si estás gestionando un equipo de 15 a 50 personas en hojas de cálculo y constantemente revisando fórmulas, pestañas y seguimientos de vacaciones, ¡esta guía es para ti! (¡También será de interés para los gestores de personalización en organizaciones más grandes!)
El verdadero problema de la gestión de recursos basada en hojas de cálculo
Las hojas de cálculo funcionan… hasta que dejan de hacerlo.
A medida que los equipos crecen, las hojas de cálculo de planificación de recursos se vuelven frágiles:
- Un simple copiar y pegar puede romper una fórmula.
- Las vacaciones se gestionan en una pestaña o archivo separado.
- Los cálculos de capacidad requieren actualizaciones manuales.
- Existen múltiples versiones al mismo tiempo.
La mayor parte de tu tiempo se dedica a mantener la hoja de cálculo en lugar de tomar buenas decisiones de asignación de recursos.
Por qué la planificación de recursos necesita una única fuente de verdad
Una gestión efectiva de los recursos depende de que tres cosas sean visibles al mismo tiempo:
- ¿Quién está trabajando en qué?
- ¿Quién está disponible?
- ¿Quién no está disponible debido a vacaciones u otros compromisos?
Cuando esta información está dispersa en diferentes herramientas o pestañas, los errores son inevitables. Teambook reemplaza las hojas de cálculo estáticas con un calendario en vivo que se actualiza automáticamente y permanece consistente para todos.
Paso 1: Centralizar tus datos
En las hojas de cálculo, el trabajo en proyectos, las vacaciones y la capacidad suelen estar divididos en diferentes pestañas.
En Teambook, estos elementos se superponen en el mismo calendario.
Cuando:
- Un usuario reserva tiempo libre,
- Se agrega o mueve una reserva de proyecto,
- Cambia un horario de trabajo,
... el calendario se actualiza al instante. Esto evita errores comunes como reservar a alguien que en realidad está de vacaciones o ya está al máximo de su capacidad.
Paso 2: Ajustar planes con arrastrar y soltar
Reprogramar el trabajo en hojas de cálculo es lento y propenso a errores.
En Teambook:
- Haz clic en una reserva,
- Arrástrela a una nueva fecha o semana,
La capacidad y las horas totales del proyecto se actualizan automáticamente. Esto facilita la respuesta a retrasos, cambios de prioridades o modificaciones de alcance sin tener que reconstruir los planes desde cero.
Paso 3: Planificar el trabajo en el pipeline con reservas provisionales y placeholders
Las hojas de cálculo tienen dificultades para manejar el trabajo provisional.
En Teambook, las reservas provisionales te permiten planificar proyectos futuros sin comprometerte aún. Una vez confirmado el proyecto, puedes confirmar la reserva en segundos, ya sea con un clic derecho o una función de edición masiva.
También puedes crear "placeholders" con usuarios genéricos que aún no han sido contratados (no necesitas un correo electrónico para crear estos usuarios, ni pagarás por sus licencias). ¿Qué tal un "Senior UI Engineer Q3-2024"?
Lo mismo se aplica a los proyectos: simplemente puedes usar un estado apropiado como "Por confirmar".
Usa estos placeholders para:
- Visualizar la demanda futura en la capacidad del equipo,
- Identificar cuellos de botella venideros.
Paso 4: Obtener respuestas sin cálculos manuales
En lugar de crear tablas dinámicas, usa las vistas de análisis para responder preguntas comunes de gestión de recursos y KPI relacionados.
Puedes ver rápidamente:
- Quién está sobrecargado o subutilizado,
- El avance del proyecto para rastrear las horas restantes frente al presupuesto,
- Quién puede asumir nuevo trabajo en las próximas semanas.
Esto convierte los informes en una herramienta de toma de decisiones, no en una tarea administrativa.
¿Cómo se ve el éxito?
Cuando la planificación de recursos sale de las hojas de cálculo:
- Todos trabajan desde el mismo plan actualizado,
- Las vacaciones se tienen en cuenta automáticamente,
- La reprogramación toma minutos en lugar de horas,
- Ocurre menos errores debido a datos obsoletos,
La gestión de recursos se vuelve proactiva en lugar de reactiva.
Próximos pasos
Para una transición fluida:
- Importa tus proyectos actuales y los horarios de tu equipo a Teambook,
- Define horarios de trabajo y reglas de vacaciones para tu equipo,
- Comienza a usar reservas no asignadas para la planificación del pipeline,
- Revisa la capacidad y disponibilidad semanalmente en lugar de corregir hojas de cálculo a diario.
Si necesitas ayuda para migrar desde hojas de cálculo o configurar tus primeros horarios, contacta al soporte y podemos guiarte en la configuración de Teambook.