Personio Integración

Teambook ofrece una integración con el sistema de recursos humanos Personio que abarca las cuatro áreas siguientes:

1. Sincronizar los usuarios de Personio con los usuarios de Teambook.
2. Sincronizar las vacaciones de Personio con las reservas de Teambook.
3. Sincronizar los proyectos de Personio con los proyectos de Teambook.
4. Sincronizar la asistencia de Personio con los registros de hojas de horas de Teambook.

Estos temas se documentan a continuación. Si su organización requiere reglas personalizadas, como asignar roles o etiquetas a nuevos usuarios, envíe un correo electrónico a support@teambookapp.com y discutiremos sus requisitos. 

Procedimiento:

1. Vaya a Configuración de la Organización y abra la pestaña Integraciones, seleccione Personio haciendo clic en Conectar.
2. Aquí necesitará insertar el ID de Cliente y la Clave Secreta de Cliente, que puede obtener siguiendo los pasos publicados aquí - https://support.personio.de/hc/en-us/articles/4404623630993-Generate-and-manage-API-credentials
3. Después de introducir sus credenciales, se le presentará un modal que le permitirá conectar sus hojas de horas de Teambook con sus hojas de horas de Personio.

Sincronizar los usuarios de Personio

• Diariamente, la integración verifica que los usuarios añadidos en Personio se crean automáticamente en Teambook;
• Diariamente, los usuarios eliminados o actualizados en Personio se sincronizarán en Teambook.

Notas relativas a los usuarios recién creados en Teambook:

• Cada usuario creado en Teambook será asignado al primer equipo de la cuenta de Teambook (ya que la integración no está informada sobre los diferentes equipos)
• Los usuarios se crearán sin etiquetas
• A los usuarios se les asignará el rol «regular». 
• La fecha de inicio y fin de Teambook se basará en la fecha de contratación/finalización de Personio. 
• Por defecto, se enviará un correo electrónico de invitación a los usuarios recién creados. Sin embargo, puede utilizar la configuración adecuada para evitar el envío de la invitación (por ejemplo, está probando Teambook y aún no desea comunicarse con su equipo). Más adelante podrá invitar a sus usuarios manualmente.

Sincronizar el tiempo libre de Personio

• Diariamente, la integración obtendrá los registros de tiempo libre creados en Personio durante los últimos 2 meses y hasta 1 año por delante; estos registros se sincronizarán en Teambook, es decir, se crearán reservas de tiempo libre. 
• Una vez a la semana, los registros de tiempo libre eliminados o modificados se sincronizarán en Teambook.

Notas:

• Sólo se sincronizan los registros de tiempo libre, no el periodo de ausencia. 
• Tiene la posibilidad de elegir los tiempos libres que desea sincronizar
• En caso de que un tiempo libre ya exista en Teambook en una fecha determinada, el tiempo libre de Personio prevalecer sobre el de Teambook
• Si un registro de tiempo libre no se aprueba en Personio, se aplicará un «estado provisional» en Teambook.
  La integración le ofrece la posibilidad de elegir si desea sincronizar los comentarios (o no).

Sincronizar los proyectos de Personio

Diariamente, la integración recuperará los registros de proyectos y creará/editará/eliminará proyectos de Teambook basándose en los datos recuperados.

Notas:

• Todos los proyectos tendrán el estado «facturable».
• El código de los proyectos se asignará automáticamente en función del nombre del proyecto obtenido.
• Si el proyecto de Personio se desactiva O se elimina, el proyecto de Teambook se desactivará.
• La sincronización de proyectos es una sincronización raíz para utilizar la sincronización de asistencia; sin ella, las asistencias no se sincronizarán.

Sincronizar registros de hojas de horas

Teambook se suscribirá a cualquier cambio en las asistencias en Personio, lo que significa que solo se gestionarán y crearán/editarán/eliminarán en Teambook los eventos nuevos creados/editados/eliminados.

Notas:

• La sincronización de proyectos y usuarios es necesaria para que se sincronicen las asistencias.
• Si el estado de la asistencia se aprueba, también se aprobará en Teambook.
• Teambook solo gestiona las asistencias de un día.
• La sincronización de usuarios es una sincronización raíz para utilizar la sincronización de asistencia; sin ella, las asistencias no se sincronizarán.
• Los comentarios se sincronizan automáticamente. 
• Los datos antiguos de las hojas de horas (anteriores a la activación de la sincronización) NO se sincronizarán.