Teambook para Servicios Profesionales y Consultorías

Cómo las consultorías asignan personal a proyectos sin afectar los márgenes

Si tus decisiones de asignación de personal aún dependen de la memoria, mensajes en Slack o hojas de cálculo, esta guía te ayudará a introducir más estructura sin ralentizar al equipo.

Cada nuevo proyecto de cliente plantea las mismas preguntas:

¿Quién tiene las habilidades adecuadas?
¿Quién está realmente disponible?
¿Quién debería realizar este trabajo sin pagar de más?

El problema no es la falta de esfuerzo, sino la falta de visibilidad compartida y en tiempo real. Teambook reúne toda esta información en un solo lugar, para que las decisiones de asignación se basen en datos, no en suposiciones.

Combina:

Horarios y capacidades reales de trabajo
Habilidades, antigüedad y etiquetas de idioma
Seguimiento de la utilización en trabajos internos y para clientes

Juntos, estos elementos crean una vista en tiempo real de quién puede trabajar en qué y a qué costo.

Convierte tu equipo en un grupo de talento buscable

Las etiquetas son lo que hace que esta visibilidad sea útil en la práctica.

En lugar de recordar quién tiene qué habilidades, creas un inventario compartido de habilidades en el que todos los involucrados en la asignación de personal pueden confiar.

En Configuración > Etiquetas, define etiquetas claros, como:

Habilidades: Python, SEO, Auditoría, Estrategia, para identificar rápidamente la experiencia técnica o de dominio.
Antigüedad: Junior, Senior, Director, para garantizar que el trabajo se ajuste al nivel de costo adecuado.
Ubicación o idioma: Germanoparlante, Zona horaria EST, para evitar problemas de coordinación y reasignaciones de último momento.

Cada persona puede tener múltiples etiquetas. El objetivo no es modelar cada detalle, sino apoyar decisiones rápidas y consistentes.

Asignar trabajo de clientes con confianza

Cuando llega un nuevo proyecto, ya no tienes que preguntar quién podría estar libre. En el Planificador, puedes:

Filtrar al equipo por las etiquetas requeridas
Ver solo a las personas que coinciden con las habilidades y antigüedad que necesitas
Identificar al instante la capacidad disponible y las brechas futuras

Esto te permite asignar trabajo en función del ajuste y la rentabilidad, no solo de la disponibilidad.

Con el tiempo, esto reduce los cambios reactivos y hace que las discusiones sobre asignación de personal sean mucho más claras entre socios y gerentes de cuentas.

Usar la utilización para proteger los márgenes a lo largo del tiempo

La asignación de personal no es una decisión única. Requiere ajustes continuos. Al revisar la utilización regularmente, puedes detectar problemas temprano:

Consultores senior que pasan demasiado tiempo en trabajo interno
Capacidad facturable sin utilizar
Equipos consistentemente sobrecargados a pesar de tener recursos disponibles en otras áreas

Esto convierte la utilización de un métrica de informe en una señal operativa. Te ayuda a reequilibrar el trabajo antes de que los márgenes o la entrega se vean afectados.

¿Cómo se ve el éxito?

Cuando las decisiones de asignación de personal están respaldadas por datos compartidos:

Los proyectos comienzan con asignaciones realistas
El tiempo no facturado se vuelve visible en lugar de oculto
La antigüedad se alinea mejor con el trabajo realizado
Se necesitan menos cambios a mitad del proyecto
La asignación de personal se convierte en un proceso repetible en lugar de una lucha diaria.

Próximos pasos

Para aplicar este enfoque:

Define un conjunto pequeño y consistente de etiquetas y aplícalas en todo el equipo
Usa los filtros de etiquetas durante el inicio de cada proyecto
Revisa la utilización regularmente y actúa temprano sobre las brechas