Introducir Tiempos Efectivos (Time sheet)
Consejo: ¡Simplemente introduzca .25 (1/4 de hora) o .75 (3/4 de hora) para registrar 15 minutos! |
Teambook permite a cualquier usuario (independientemente de su función) introducir el tiempo realmente dedicado a realizar actividades («hoja de horas», Timesheet), con el fin de permitir el seguimiento de las actividades y, potencialmente, utilizar esta información para fines de facturación.
Para introducir hojas de horas, seleccione el menú Tracking. Tenga en cuenta que los usuarios con funciones de planificador y administrador tienen acceso a un interruptor en la parte superior derecha que da acceso a un submenú de aprobación más allá de la pantalla de introducción de la hoja de horas.
En la parte superior izquierda se muestra el periodo actual (y puede utilizar las flechas para cambiar a otro); junto a él se muestra el número de horas introducidas para el periodo mostrado, el número de horas aprobadas y, por último, el total disponible (basado en su horario personal exacto).
Hay dos formas de introducir la hoja de horas:
1. Copiar la información de planificación en la hoja de horas; a continuación, modificar solo los registros que sea necesario.
Para las organizaciones que tienen un proceso de planificación muy preciso, en el que los usuarios suelen cumplir con lo planificado, podría valer la pena utilizar la información de planificación para rellenar previamente las hojas de horas.
Esta función de copia está disponible para todos los usuarios. Los usuarios con un rol de administrador o planificador pueden utilizar el botón de copia de la pantalla de aprobación para copiar los datos de todos los usuarios o de los equipos seleccionados:
Además, cada usuario también puede copiar sus propios datos de planificación utilizando el botón Copiar disponible en el menú de entrada de la hoja de horas:
Una vez copiados los datos, en un segundo paso puede editar cualquiera de las entradas copiadas siguiendo las instrucciones que se indican a continuación.
2. Entrada manual de la hoja de horas
La configuración visual afecta a la pantalla de entrada de la hoja de horas; puede cambiarla utilizando el «icono del ojo» situado junto al selector de la hoja de horas. En concreto, la opción «Hoja de horas por proyecto», que está activada por defecto, muestra una pantalla prellenada con los proyectos utilizados recientemente. Si se desmarca, la pantalla mostrará una vista de calendario.
La vista «Hoja de horas por proyecto» le permitirá introducir rápidamente la hoja de horas, simplemente introduciendo cifras (o sobrescribiendo los datos prellenados). No es obligatorio rellenar información adicional como tareas, elementos de nómina y/o notas. Tenga en cuenta que si desea asignar una segunda tarea, elemento de nómina o comentario a un registro, puede hacerlo utilizando el botón «Añadir otro registro».
En la vista de calendario, debe hacer clic en «+ Log» (o en cualquier parte de la celda del día en cuestión) en cualquiera de los días y, a continuación, rellenar todos los datos. Tenga en cuenta que Teambook mostrará proyectos sugeridos (basados en los más recientes) para facilitar la introducción de datos:
