¿Cómo utilizar Teambook para la Previsión de Capacidad?
Los fallos en la contratación rara vez se deben a la falta de planificación, sino a que esta se basa en información incompleta o desactualizada.
Esta guía está diseñada para gestores de recursos, líderes de operaciones y fundadoresque necesitan tomar decisiones informadas sobre cuándo contratar, pausar las contrataciones o reequilibrar las cargas de trabajo entre equipos.
La previsión de capacidad no se trata solo de predecir el futuro, sino de identificar los puntos de presión antes de que se conviertan en problemas. Teambook transforma la previsión de capacidad al integrar reservas futuras, horarios de trabajo y tendencias de utilización en una única línea de tiempo dinámica. Si actualmente tus decisiones de contratación son reactivas o basadas en la intuición, esta guía te ayudará a pasar a una planificación proactiva y basada en datoscon Teambook.
Paso 1: Construir sobre bases sólidas
Una previsión precisa comienza con datos actualizados, relevantes y precisos del equipo.
En Teambook:
- Crea todos los usuarios, incluyendo freelancers e incluso futuras contrataciones (usa nombres temporales, no se necesita correo electrónico).
- Usa etiquetas para definir habilidades, idiomas y competencias específicas. Esto ayuda a identificar rápidamente las disponibilidades (o carencias).
- Asegúrate de que cada miembro del equipo tenga un horario de trabajo preciso. Incluye roles a tiempo parcial y fechas potenciales de inicio/fin para reflejar disponibilidades realistas.
Tu equipo es tu mayor activo: asegúrate de que Teambook conozca todos los detalles.
Paso 2: Hacer visible la demanda futura
La previsión solo funciona si el trabajo futuro es visible y estructurado.
En Teambook:
- Añade proyectos confirmados con plazos realistas (fechas de inicio y fin).
- Usa los estados de proyecto para filtrar vistas en los módulos Planificador, Capacidad y Analítica.
- Introduce el tiempo estimado por proyecto (horas o días-persona, Teambook convierte y realiza el seguimiento de ambos).
Esto crea una visión prospectiva de la demanda, no solo una instantánea del presente.
Paso 3: Usar la planificación operativa para construir el análisis de capacidad
La planificación detallada a corto plazo proporciona una base sólida. Luego puedes complementarla con supuestos a largo plazo.
Teambook ofrece dos enfoques:
- Enfoque ascendente: Usa el módulo de Planificación para asignar las cargas de trabajo detalladas de las próximas semanas/meses y sincroniza estos datos con el módulo de Capacidad.
- Enfoque solo de capacidad: Introduce los datos directamente en el módulo de Capacidad, en la vista "por usuario".
Independientemente del enfoque:
- Introduce tiempos libres planificados, días festivos, etc. lo antes posible.
- Recuerda: las previsiones son tan buenas como los supuestos en los que se basan.
Paso 4: Identificar problemas de capacidad de los usuarios
Los picos de carga de trabajo a corto plazo son normales. La sobrecarga continua a largo plazo es una señal para contratar.
En las vistas de Usuario:
- Anticípate de 3 a 12 meses y observa los indicadores rojos (sobrecapacidad).
- Verifica si la distribución de la carga de trabajo es desigual en el equipo.
- Identifica si roles o habilidades específicas están sobrecargados repetidamente.
- Determina si reprogramar o reasignar el trabajo puede aliviar la presión.
Paso 5: Comparar con los requisitos de los proyectos
La previsión de capacidad ayuda a distinguir entre problemas de recursos y problemas de proceso.
En la vista de Capacidad del Proyecto:
- Introduce la demanda para cada proyecto.
- Las proporciones de Teambook resaltarán los proyectos potencialmente con falta o exceso de personal.
- Verifica si el trabajo interno está desplazando al trabajo facturable o de entrega.
Itera entre las vistas de Capacidad de Usuarios y Capacidad de Proyectos para resolver la ecuación.
Paso 6: Traducir las brechas de capacidad en escenarios de contratación
Una vez que las brechas futuras sean visibles, modela diferentes escenarios:
- ¿Qué pasa si retrasamos la contratación dos meses?
- ¿Cuánta carga de trabajo se alivia al añadir un rol intermedio?
- ¿Qué rol reduce más el riesgo?
En lugar de preguntar "¿Debemos contratar?", pregunta: "¿Qué pasa si no lo hacemos?"
¿Cómo es el éxito?
Los equipos que utilizan la previsión de capacidad de manera efectiva:
✅ Inician las conversaciones sobre contratación antes y alinean el crecimiento de personal con la demanda real.
✅ Evitan contrataciones de emergencia bajo presión de entrega y reducen el agotamiento por sobrecarga prolongada.
✅ Entreguen proyectos a tiempo y mantienen una alta satisfacción del cliente.
La contratación se convierte en una decisión planificada, no en una reacción.
Próximos pasos
- Consulta nuestro video y guía paso a paso sobre previsión de capacidad.
- Revisa la capacidad con 3 a 6 meses de antelación de manera regular.
- Realiza un seguimiento de las sobrecargas repetidas como señal de alerta temprana.
- Usa las previsiones para informar las discusiones sobre contratación y priorización.
¿Necesitas ayuda para configurar las vistas de previsión o interpretar las señales de capacidad? Contacta al soporte de Teambook: te ayudaremos a configurar este flujo de trabajo en Teambook.