Lucca Integration

Teambook bietet eine Integration mit dem Lucca-HR-System, die die folgenden vier Bereiche abdeckt:

1. Synchronisierung von Lucca-Benutzern mit Teambook-Benutzern
2. Synchronisierung von Lucca-Urlaub mit Teambook-Buchungen

Diese Themen werden im Folgenden dokumentiert. Wenn Ihr Unternehmen benutzerdefinierte Regeln benötigt, z. B. die Zuweisung von Rollen oder Tags zu neuen Benutzern, senden Sie bitte eine E-Mail an support@teambookapp.com, damit wir Ihre Anforderungen besprechen können.

Vorgehensweise:

1. Gehen Sie zu den Organisationseinstellungen und öffnen Sie die Registerkarte Integrationen, wählen Sie Lucca aus und klicken Sie auf „Verbinden“.
2. Dann müssen Sie die API Daten pflegen, Details finden Sie hier. 
3. Nachdem Sie Ihre Anmeldedaten eingegeben haben, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Ihre Teambook-Zeiterfassungsbögen mit Ihren Lucca-Zeiterfassungsbögen verbinden können.

Lucca-Benutzer synchronisieren

• Die Integration überprüft täglich, ob die in Lucca hinzugefügten Benutzer automatisch in Teambook angelegt werden;
• Täglich werden gelöschte oder aktualisierte Benutzer in Lucca mit Teambook synchronisiert.

Hinweise zu neu angelegten Benutzern in Teambook:

• Jeder in Teambook angelegte Benutzer wird dem ersten Team des Teambook-Kontos zugewiesen (da die Integration nicht über die verschiedenen Teams informiert ist)
• Benutzer werden ohne Tags angelegt
• Benutzer werden mit der Rolle „regular“ angelegt 
• Das Start- und Enddatum in Teambooks basiert auf dem Einstellungsdatum/Enddatum von Lucca. 
• Standardmäßig wird für neu angelegte Benutzer eine Einladungs-E-Mail verschickt. Sie können jedoch die entsprechende Einstellung verwenden, um das Versenden der Einladung zu vermeiden (z. B. wenn Sie Teambook testen und noch nicht mit Ihrem Team kommunizieren möchten). Sie können Ihre Benutzer zu einem späteren Zeitpunkt manuell einladen.

Synchronisierung von Lucca-Freizeiten

• Die Integration holt täglich die Freizeitdatensätze ab, die in den letzten zwei Monaten und bis zu einem Jahr im Voraus in Lucca erstellt wurden; diese Datensätze werden mit Teambook synchronisiert, d.h. es werden Freizeitbuchungen erstellt. 
• Einmal pro Woche werden die gelöschten oder geänderten Freizeitdatensätze mit Teambook synchronisiert.

Anmerkungen:

• Es werden nur die Freizeitdatensätze synchronisiert, nicht der Abwesenheitszeitraum. 
• Sie haben die Möglichkeit, auszuwählen, welche Freizeiteinträge Sie synchronisieren möchten
• Falls eine Freistellung zu einem bestimmten Datum bereits in Teambook vorhanden ist, wird die Freistellung von Lucca die von Teambook überschreiben.
• Wenn eine Freistellung in Lucca nicht genehmigt ist, wird in Teambook ein „vorläufiger Status“ vergeben.
• Die Integration bietet Ihnen die Möglichkeit zu wählen, ob Sie Kommentare synchronisieren möchten (oder nicht)