Teambook für Arbeits- und Projektplanung

Wie Sie Arbeit planen, anpassen und neu planen, ohne Ihre Pläne zu zerstören

Die Arbeits- und Projektplanung in Teambook hilft Ihnen, Arbeit über die Zeit zuzuweisen, deren Auswirkungen auf die Kapazität sofort zu sehen und Pläne anzupassen, wenn sich Prioritäten ändern.

Es ersetzt statische Zeitpläne und Tabellenkalkulationen durch eine lebendige, visuelle Zeitleiste, die genau bleibt, wenn sich Dinge verschieben.

Das Kernproblem bei der Arbeitsplanung

In den meisten Teams bricht die Planung zusammen, wenn sich Pläne ändern.

Ein Projekt verschiebt sich um eine Woche, jemand geht in Urlaub oder eine neue Priorität taucht auf. Plötzlich:

Zeitpläne müssen manuell neu berechnet werden,
Kapazitätszahlen sind veraltet,
Änderungen wirken sich auf mehrere Registerkarten oder Tools aus. Das Problem ist nicht die Planung selbst. Es ist die Aufrechterhaltung der Genauigkeit der Pläne, wenn sich die Realität ändert.

Wie die Planung in Teambook funktioniert

In Teambook basiert die Planung auf Buchungen.

Eine Buchung repräsentiert:

Wer die Arbeit erledigt,
Zu welchem Projekt sie gehört,
Wie viel Zeit sie in Anspruch nimmt,
Wann sie stattfindet. Buchungen leben direkt im Zeitplan und aktualisieren sich automatisch.

Schritt 1: Arbeit direkt auf der Zeitleiste planen

Um Arbeit zu planen:

Erstellen Sie ein Projekt,
Fügen Sie Buchungen für Personen hinzu, indem Sie sie per Drag & Drop über mehrere Tage ziehen oder einfach auf eine Zelle klicken,
Geben Sie optionale Details ein (Aufgaben, Ort, vorläufig, wiederkehrendes Muster, Notizen usw.). Sobald eine Buchung hinzugefügt wird:
Überlastung wird sofort sichtbar,
Projektstunden werden automatisch verfolgt,
Die Kapazität der Person wird aktualisiert. Dies macht manuelle Berechnungen der Gesamtstunden überflüssig.

Schritt 2: Pläne mit Drag & Drop anpassen

Pläne ändern sich. Die Planung sollte dadurch nicht beeinträchtigt werden.

In Teambook:

Markieren Sie eine Buchung, ziehen Sie sie auf ein neues Datum oder eine andere Person und lassen Sie sie fallen,
Sie können auch die Dauer verlängern, indem Sie den Buchungsrand (nach unten oder rechts) ziehen,
Kapazität, Verfügbarkeit und Projektgesamtstunden werden sofort aktualisiert. Dies erleichtert:
Das Verschieben von Arbeit bei sich ändernden Prioritäten,
Die Reaktion auf Verzögerungen oder Abhängigkeiten,
Das Ausbalancieren von Arbeitslasten ohne Neuaufbau der Pläne.

Schritt 3: Vorläufige Buchungen für noch nicht bestätigte Arbeit verwenden

Nicht alle Arbeit ist bestätigt, wenn Sie sie planen.

Vorläufige Buchungen ermöglichen es Ihnen:

Zukünftige oder wahrscheinlich abschließbare Arbeit vorzumerken,
Ihre Auswirkungen auf die Teamkapazität zu sehen,
Spezifische Personen nicht zu früh zu binden. Dies ist besonders nützlich für:
Verkaufspipeline-Planung,
Bevorstehende interne Initiativen,
Projekte, die auf die endgültige Genehmigung warten. Sobald die Arbeit bestätigt ist, können Sie sie in Sekunden mit einem einfachen Rechtsklick oder der Massenbearbeitungsfunktion bestätigen.

Schritt 4: Wiederkehrende und nicht projektbezogene Arbeit planen

Nicht alle Arbeit gehört zu Kunden- oder Lieferprojekten.

Um Pläne realistisch zu halten:

Erstellen Sie interne Projekte,
Fügen Sie wiederkehrende Buchungen für Meetings, Reviews oder Supportarbeit hinzu,
Verteilen Sie diese Arbeit über die Zeitleiste. Dies stellt sicher, dass die geplante Arbeit die tatsächlich verfügbare Zeit widerspiegelt, nicht nur theoretische Stunden.

Schritt 5: Planung nutzen, um Überlastung frühzeitig zu verhindern

Da Buchungen und Benutzerkapazitäten verbunden sind:

Überbuchte Benutzer sind sofort sichtbar („Überplanung“),
Konflikte erscheinen, bevor die Arbeit beginnt,
Anpassungen können proaktiv vorgenommen werden. Die Planung wird zu einer Methode, um Probleme zu vermeiden, anstatt später darauf zu reagieren.

Wie sieht Erfolg aus?

Wenn die Arbeits- und Projektplanung konsequent genutzt wird:

Pläne bleiben genau, auch wenn sich Dinge ändern,
Neuplanung dauert Minuten statt Stunden,
Kapazitätsprobleme sind sichtbar, bevor die Lieferung beeinträchtigt wird,
Teams hören auf, parallele Tabellen zu pflegen,
Planung wird zu einem lebendigen Plan statt zu einem statischen Dokument.

Nächste Schritte

Um den Nutzen aus der Arbeits- und Projektplanung zu ziehen:

Planen Sie Arbeit direkt auf der Zeitleiste statt in externen Tools,
Nutzen Sie Drag & Drop, um Zeitpläne aktuell zu halten,
Fügen Sie vorläufige Buchungen für noch nicht bestätigte Arbeit hinzu,
Überprüfen Sie den Analysebereich, um relevante KPIs zu erhalten, um die Auslastungsrate und Produktivität zu verbessern und gleichzeitig ein faires Gleichgewicht zwischen den Teammitgliedern zu wahren. Wenn Sie Hilfe bei der Strukturierung von Projekten oder Buchungen für Ihr Team benötigen, kontaktieren Sie den Support. Wir helfen Ihnen, einen Planungsworkflow einzurichten, der zu Ihrer heutigen Arbeitsweise passt.