Wie verwendet man Teambook für die Kapazitätsplannung?

Wie Sie mit Teambook Personalbedarf zuverlässig vorhersagen

Fehlgeschlagene Einstellungen scheitern selten an fehlender Planung, sondern daran, dass die Planung auf unvollständigen oder veralteten Informationen basiert.

Dieser Leitfaden richtet sich an Ressourcenmanager, Operations-Verantwortliche und Gründer, die fundierte Entscheidungen darüber treffen müssen, wann sie einstellen, Einstellungen pausieren oder die Arbeitslast zwischen Teams neu verteilen sollten.

Kapazitätsprognosen gehen nicht nur darum, die Zukunft vorherzusagen – es geht darum, Engpässe zu erkennen, bevor sie zu Problemen werden. Teambook revolutioniert die Kapazitätsplanung, indem es zukünftige Buchungen, Arbeitspläne und Auslastungstrends in einer dynamischen Zeitleiste zusammenführt. Wenn Ihre Einstellungsentscheidungen derzeit reaktiv oder auf Bauchgefühl basieren, hilft Ihnen dieser Leitfaden, zu einer datengetriebenen, proaktiven Planung mit Teambook überzugehen.

Schritt 1: Solide Grundlagen schaffen

Genauigkeit beginnt mit aktuellen, relevanten und präzisen Teamdaten.

In Teambook:

Erstellen Sie alle Benutzer, einschließlich Freelancer und sogar zukünftiger Mitarbeiter (Verwenden Sie Platzhalternamen – keine E-Mail erforderlich).
Nutzen Sie Tags, um Fähigkeiten, Sprachen und spezifische Kompetenzen zu definieren. So erkennen Sie schnell Verfügbarkeiten (oder Engpässe).
Stellen Sie sicher, dass jedes Teammitglied einen genauen Arbeitsplan hat. Tragen Sie Teilzeitrollen und potenzielle Start-/Enddaten ein, um realistische Verfügbarkeiten widerzuspiegeln.

Ihr Team ist Ihr größtes Kapital – stellen Sie sicher, dass Teambook alle Details kennt.

Schritt 2: Zukünftige Nachfrage sichtbar machen

Prognosen funktionieren nur, wenn die zukünftige Arbeit sichtbar und strukturiert ist.

In Teambook:

Fügen Sie bestätigte Projekte mit realistischen Zeitplänen (Start- und Enddaten) hinzu.
Nutzen Sie Projektstatus, um Ansichten in den Modulen Planer, Kapazität und Analysen zu filtern.
Geben Sie die geschätzte Zeit pro Projekt ein (Stunden oder Personentage – Teambook konvertiert und verfolgt beides).

Dies schafft eine zukunftsorientierte Nachfragesicht und nicht nur eine Momentaufnahme des heutigen Standes.

Schritt 3: Operative Planung für die Kapazitätsanalyse nutzen

Kurzfristige, detaillierte Planung bietet eine solide Grundlage. Sie können diese dann durch langfristige Annahmen ergänzen.

Teambook bietet zwei Ansätze:

Bottom-Up: Nutzen Sie das Planungsmodul, um die detaillierte Arbeitslast für die kommenden Wochen/Monate zuzuweisen und diese Daten mit dem Kapazitätsmodul zu synchronisieren.
Nur-Kapazität: Geben Sie Ihre Daten direkt in das Kapazitätsmodul in der Ansicht "nach Benutzer"ein.

Unabhängig vom Ansatz:

Tragen Sie geplante Abwesenheiten, Feiertage und andere Einschränkungen so früh wie möglich ein.
Denken Sie daran: Prognosen sind nur so gut wie die Annahmen, auf denen sie basieren!

Schritt 4: Kapazitätsprobleme der Benutzer identifizieren

Kurzfristige Arbeitsspitzen sind normal. Langanhaltende Überlastung ist ein Signal für Einstellungen.

In den Benutzeransichten:

Blicken Sie 3 bis 12 Monate voraus und achten Sie auf rote Indikatoren (Überlastung).
Prüfen Sie, ob die Arbeitslast ungleichmäßig im Team verteilt ist.
Identifizieren Sie, ob bestimmte Rollen oder Fähigkeiten wiederholt überlastet sind.
Ermitteln Sie, ob Neuplanung oder Umverteilung der Arbeit den Druck verringern kann.

Schritt 5: Mit Projektanforderungen vergleichen

Kapazitätsprognosen helfen, zwischen Ressourcenproblemen und Prozessproblemen zu unterscheiden.

In der Projektkapazitätsansicht:

Geben Sie Ihren Bedarf für jedes Projekt ein.
Teambooks Kennzahlen heben potenziell unter- oder überbesetzte Projekte hervor.
Prüfen Sie, ob interne Arbeit die abrechenbare oder Lieferarbeit verdrängt.

Wechseln Sie zwischen den Ansichten Benutzerkapazität und Projektkapazität, um die Gleichung zu lösen.

Schritt 6: Kapazitätslücken in Einstellungsszenarien umwandeln

Sobald zukünftige Lücken sichtbar sind, modellieren Sie verschiedene Szenarien:

Was passiert, wenn wir die Einstellung um zwei Monate verzögern?
Wie viel Arbeitslast wird entlastet, wenn wir eine mittlere Rolle hinzufügen?
Welche Rolle reduziert das Risiko am meisten?

Statt zu fragen: "Sollen wir einstellen?", fragen Sie: "Was passiert, wenn wir es nicht tun?"

Wie sieht Erfolg aus?

Teams, die Kapazitätsprognosen effektiv nutzen:
✅ Beginnen Einstellungsgespräche früher– stimmen das Personalwachstum mit der tatsächlichen Nachfrage ab.
✅ Vermeiden Notfall-Einstellungen unter Lieferdruck – reduzieren Burnout durch anhaltende Überlastung.
✅ Liefern Projekte pünktlich ab und halten die Kundenzufriedenheit hoch.

Einstellungen werden zu einer geplanten Entscheidung, nicht zu einer Reaktion.

Nächste Schritte

Sehen Sie sich unser Schritt-für-Schritt-Video und den Leitfaden zur Kapazitätsplanung an.
Überprüfen Sie die Kapazitäten 3 bis 6 Monate im Voraus regelmäßig.
Verfolgen Sie wiederholte Überlastungen als frühes Warnsignal.
Nutzen Sie Prognosen, um Einstellungs- und Priorisierungsdiskussionen zu informieren.

Benötigen Sie Hilfe bei der Einrichtung von Prognoseansichten oder der Interpretation von Kapazitätssignalen? Kontaktieren Sie den Teambook-Support – wir helfen Ihnen, diesen Workflow in Teambook zu konfigurieren.