Personio Integration

Teambook bietet eine Integration mit dem Personio-HR-System, die die folgenden vier Bereiche abdeckt:

Synchronisierung von Personio-Benutzern mit Teambook-Benutzern
Synchronisierung von Personio-Urlaub mit Teambook-Buchungen
Synchronisierung von Personio-Projekten mit Teambook-Projekten
Synchronisierung von Personio-Anwesenheit mit Teambook-Zeiterfassungsprotokollen

Diese Themen werden im Folgenden dokumentiert. Wenn Ihr Unternehmen benutzerdefinierte Regeln benötigt, z. B. die Zuweisung von Rollen oder Tags zu neuen Benutzern, senden Sie bitte eine E-Mail an support@teambookapp.com, damit wir Ihre Anforderungen besprechen können.

Vorgehensweise:

Gehen Sie zu den Organisationseinstellungen und öffnen Sie die Registerkarte Integrationen, wählen Sie Personio aus und klicken Sie auf „Verbinden“.
Hier müssen Sie die Client-ID und den geheimen Client-Schlüssel eingeben, die Sie erhalten können, indem Sie die hier veröffentlichten Schritte befolgen - https://support.personio.de/hc/en-us/articles/4404623630993-Generate-and-manage-API-credentials
Nachdem Sie Ihre Anmeldedaten eingegeben haben, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Ihre Teambook-Zeiterfassungsbögen mit Ihren Personio-Zeiterfassungsbögen verbinden können.

Personio-Benutzer synchronisieren

Die Integration überprüft täglich, ob die in Personio hinzugefügten Benutzer automatisch in Teambook angelegt werden;
Täglich werden gelöschte oder aktualisierte Benutzer in Personio mit Teambook synchronisiert.

Hinweise zu neu angelegten Benutzern in Teambook:

Jeder in Teambook angelegte Benutzer wird dem ersten Team des Teambook-Kontos zugewiesen (da die Integration nicht über die verschiedenen Teams informiert ist)
Benutzer werden ohne Tags angelegt
Benutzer werden mit der Rolle „regular“ angelegt
Das Start- und Enddatum in Teambooks basiert auf dem Einstellungsdatum/Enddatum von Personio.
Standardmäßig wird für neu angelegte Benutzer eine Einladungs-E-Mail verschickt. Sie können jedoch die entsprechende Einstellung verwenden, um das Versenden der Einladung zu vermeiden (z. B. wenn Sie Teambook testen und noch nicht mit Ihrem Team kommunizieren möchten). Sie können Ihre Benutzer zu einem späteren Zeitpunkt manuell einladen.

Synchronisierung von Personio-Freizeiten

Die Integration holt täglich die Freizeitdatensätze ab, die in den letzten zwei Monaten und bis zu einem Jahr im Voraus in Personio erstellt wurden; diese Datensätze werden mit Teambook synchronisiert, d.h. es werden Freizeitbuchungen erstellt.
Einmal pro Woche werden die gelöschten oder geänderten Freizeitdatensätze mit Teambook synchronisiert.

Anmerkungen:

Es werden nur die Freizeitdatensätze synchronisiert, nicht der Abwesenheitszeitraum.
Sie haben die Möglichkeit, auszuwählen, welche Freizeiteinträge Sie synchronisieren möchten
Falls eine Freistellung zu einem bestimmten Datum bereits in Teambook vorhanden ist, wird die Freistellung von Personio die von Teambook überschreiben.
Wenn eine Freistellung in Personio nicht genehmigt ist, wird in Teambook ein „vorläufiger Status“ vergeben.
Die Integration bietet Ihnen die Möglichkeit zu wählen, ob Sie Kommentare synchronisieren möchten (oder nicht)

Personio-Projekte synchronisieren

Die Integration ruft täglich Projektdatensätze ab und erstellt/bearbeitet/löscht Teambook-Projekte auf der Grundlage der abgerufenen Daten.

Hinweise:

Alle Projekte erhalten den Status „Fakturierbar”.
Der Projektcode wird automatisch auf der Grundlage des abgerufenen Projektnamens zugewiesen.
Wenn das Personio-Projekt deaktiviert ODER gelöscht wurde, wird das Teambook-Projekt deaktiviert.
Die Projektsynchronisierung ist eine grundlegende Synchronisierung für die Nutzung der Anwesenheitssynchronisierung. Ohne sie werden die Anwesenheiten nicht synchronisiert.

Zeiterfassungsprotokolle synchronisieren

Teambook abonniert alle Änderungen an Anwesenheiten in Personio, d. h. nur neu erstellte/bearbeitete/gelöschte Ereignisse werden entsprechend in Teambook verarbeitet und erstellt/bearbeitet/gelöscht.