Personio Integration

Teambook bietet eine Integration mit dem Personio HR-System. Diese umfasst zwei Blöcke:

1. Synchronisierung der Personio-Benutzer mit den Teambook-Benutzern, 
2. Synchronisierung von Personio's Freizeit mit Teambook's Buchungen.

Diese beiden Blöcke sind im Folgenden dokumentiert. Wenn Ihr Unternehmen eigene Regeln benötigt (z.B. für Rollen oder Tags, die neuen Benutzern zugewiesen werden sollen), wenden Sie sich bitte an Teambook, damit wir Ihre Anforderungen besprechen können.

Vorgehensweise:

1. Gehen Sie zu den Organisationseinstellungen und öffnen Sie die Registerkarte Integrationen, wählen Sie Personio aus und klicken Sie auf „Verbinden“.
2. Hier müssen Sie die Client-ID und den geheimen Client-Schlüssel eingeben, die Sie erhalten können, indem Sie die hier veröffentlichten Schritte befolgen - https://support.personio.de/hc/en-us/articles/4404623630993-Generate-and-manage-API-credentials
3. Nachdem Sie Ihre Anmeldedaten eingegeben haben, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Ihre Teambook-Zeiterfassungsbögen mit Ihren Personio-Zeiterfassungsbögen verbinden können.

Personio-Benutzer synchronisieren

• Die Integration überprüft täglich, ob die in Personio hinzugefügten Benutzer automatisch in Teambook angelegt werden;
• Täglich werden gelöschte oder aktualisierte Benutzer in Personio mit Teambook synchronisiert.

Hinweise zu neu angelegten Benutzern in Teambook:

• Jeder in Teambook angelegte Benutzer wird dem ersten Team des Teambook-Kontos zugewiesen (da die Integration nicht über die verschiedenen Teams informiert ist)
• Benutzer werden ohne Tags angelegt
• Benutzer werden mit der Rolle „regular“ angelegt 
• Das Start- und Enddatum in Teambooks basiert auf dem Einstellungsdatum/Enddatum von Personio. 
• Standardmäßig wird für neu angelegte Benutzer eine Einladungs-E-Mail verschickt. Sie können jedoch die entsprechende Einstellung verwenden, um das Versenden der Einladung zu vermeiden (z. B. wenn Sie Teambook testen und noch nicht mit Ihrem Team kommunizieren möchten). Sie können Ihre Benutzer zu einem späteren Zeitpunkt manuell einladen.

Synchronisierung von Personio-Freizeiten

• Die Integration holt täglich die Freizeitdatensätze ab, die in den letzten zwei Monaten und bis zu einem Jahr im Voraus in Personio erstellt wurden; diese Datensätze werden mit Teambook synchronisiert, d.h. es werden Freizeitbuchungen erstellt. 
• Einmal pro Woche werden die gelöschten oder geänderten Freizeitdatensätze mit Teambook synchronisiert.

Anmerkungen:

• Es werden nur die Freizeitdatensätze synchronisiert, nicht der Abwesenheitszeitraum. 
• Sie haben die Möglichkeit, auszuwählen, welche Freizeiteinträge Sie synchronisieren möchten
• Falls eine Freistellung zu einem bestimmten Datum bereits in Teambook vorhanden ist, wird die Freistellung von Personio die von Teambook überschreiben.
• Wenn eine Freistellung in Personio nicht genehmigt ist, wird in Teambook ein „vorläufiger Status“ vergeben.
• Die Integration bietet Ihnen die Möglichkeit zu wählen, ob Sie Kommentare synchronisieren möchten (oder nicht)