Teambook für Ressourcenmanager

Wenn Sie ein Team von 15–50 Personen mit Tabellen verwalten und ständig Formeln, Registerkarten und Urlaubsverfolgungen überprüfen, ist dieser Leitfaden für Sie! (Er ist auch für Personalverantwortliche in größeren Organisationen interessant!)

Das wahre Problem mit tabellenbasierter Ressourcenplanung Tabellen funktionieren – bis sie es nicht mehr tun.

Wenn Teams wachsen, werden Ressourcenplanungstabellen anfällig:

• Eine falsche Kopieraktion zerstört eine Formel.
• Urlaubszeiten werden in separaten Registerkarten oder Dateien verwaltet.
• Kapazitätsberechnungen erfordern manuelle Aktualisierungen.
• Es existieren mehrere Versionen gleichzeitig.

Der Großteil Ihrer Zeit wird für die Wartung der Tabelle aufgewendet, anstatt gute Ressourcenentscheidungen zu treffen.

Warum Ressourcenplanung eine einzige Quelle der Wahrheit benötigt

Eine effektive Ressourcenverwaltung hängt von drei gleichzeitig sichtbaren Dingen ab:

• Wer arbeitet an was?
• Wer ist verfügbar?
• Wer ist aufgrund von Urlaub oder anderen Verpflichtungen nicht verfügbar? 

Wenn diese Informationen in verschiedenen Tools oder Registerkarten verteilt sind, sind Fehler unvermeidbar. Teambook ersetzt statische Tabellen durch einen Live-Plan, der sich automatisch aktualisiert und für alle konsistent bleibt.

Schritt 1: Zentralisieren Sie Ihre Daten

In Tabellen sind Projektarbeit, Urlaub und Kapazität normalerweise auf verschiedene Registerkarten verteilt.

In Teambook sind diese Informationen in einem einzigen Plan überlagert.

Wenn:

• Ein Nutzer Urlaub bucht,
• Eine Projektbuchung hinzugefügt oder verschoben wird,
• Ein Arbeitsplan sich ändert, 

... wird der Plan sofort aktualisiert. Dies verhindert häufige Fehler wie die Buchung einer Person, die tatsächlich im Urlaub ist oder bereits ausgelastet ist.

Schritt 2: Passen Sie Pläne per Drag-and-Drop an

Die Neuplanung von Arbeit in Tabellen ist langsam und fehleranfällig.

In Teambook:

• Klicken Sie auf eine Buchung,
• Ziehen Sie sie auf ein neues Datum oder eine neue Woche,
• Kapazität und Gesamtprojektstunden werden automatisch aktualisiert. 

Dies erleichtert die Reaktion auf Verzögerungen, sich ändernde Prioritäten oder Änderungen des Umfangs, ohne Pläne von Grund auf neu erstellen zu müssen.

Schritt 3: Planen Sie Pipeline-Arbeit mit vorläufigen Buchungen und Platzhaltern

Tabellen haben Schwierigkeiten mit vorläufiger Arbeit.

In Teambook ermöglichen vorläufige Buchungen die Planung zukünftiger Projekte, ohne sich sofort festzulegen. Sobald das Projekt bestätigt ist, können Sie die Buchung in Sekunden bestätigen, sei es per Rechtsklick oder über die Massenbearbeitungsfunktion.

Sie können auch "Platzhalter" mit generischen Nutzern erstellen, die noch eingestellt werden müssen (Sie benötigen keine E-Mail-Adresse, um diese Nutzer zu erstellen, und Sie zahlen nicht für deren Lizenzen). Wie wäre es mit einem "Senior UI Engineer Q3-2024"?

Dasselbe gilt für Projekte: Sie können einfach einen passenden Status wie "Zu bestätigen" verwenden.

Verwenden Sie solche Platzhalter, um:

• Den zukünftigen Bedarf an Teamkapazitäten zu visualisieren,
• Engpässe frühzeitig zu erkennen.

Schritt 4: Erhalten Sie Antworten ohne manuelle Berechnungen

Statt Pivot-Tabellen zu erstellen, verwenden Sie die Analyseansichten, um häufige Ressourcenfragen und zugehörige KPIs zu beantworten.

Sie können schnell sehen:

• Wer überlastet oder unterausgelastet ist,
• Den Projektfortschritt, um die verbleibenden Stunden im Vergleich zum Budget zu verfolgen,
• Wer in den kommenden Wochen neue Arbeit übernehmen kann. 

Dies verwandelt Berichte in ein Entscheidungsinstrument und nicht in eine administrative Aufgabe.

Wie sieht Erfolg aus?

Wenn die Ressourcenplanung aus Tabellen herauswächst:

• Jeder arbeitet mit demselben aktuellen Plan,
• Urlaub wird automatisch berücksichtigt,
• Neuplanungen dauern Minuten statt Stunden,
• Weniger Fehler passieren aufgrund veralteter Daten,

Ressourcenmanagement wird proaktiv statt reaktiv.

Nächste Schritte
Für einen reibungslosen Übergang:

1. Importieren Sie Ihre aktuellen Projekte und Teampläne in Teambook,
2. Definieren Sie Arbeitspläne und Urlaubsregeln für Ihr Team,
3. Beginnen Sie mit der Verwendung nicht zugewiesener Buchungen für die Pipeline-Planung,
4. Überprüfen Sie Kapazität und Verfügbarkeit wöchentlich, anstatt täglich Tabellen zu korrigieren. 

Wenn Sie Hilfe bei der Migration von Tabellen oder der Einrichtung Ihrer ersten Pläne benötigen, kontaktieren Sie den Support – wir können Sie bei der Einrichtung von Teambook unterstützen.